איך לנהל תקציב של ארגון גדול

ניהול תקציב בארגונים גדולים הוא אתגר לא פשוט. סעיפי התקציב השונים מתחלקים בין פרויקטים, מחלקות ומשימות שונות והם דורשים רמה גבוהה של ידע, קשב ומעקב אחר ניצול הכספים, פיקוח על תזרים ותחזית עתידית.

משימת ניהול התקציב בארגון הוא משימת ליבה בעלת חשיבות רבה שכן יש לה השפעה רבה על מאזן החברה, מדיניות ניהול ולקיחת אשראי ובניית תכנית פיתוח אסטרטגית לארגון.

מערכת תוכנה פרויקטלית ככלי ניהול תקציבי

המפתח לניהול תקציב מוצלח טמון ביכולת לפקח ולבקר את כלל סעיפי ההוצאה בכל פעילות ופעילות בארגון. כבר בשלב תכנון התקציב לפרויקט, נקבעות מראש אבני הדרך, קנה המידה להצלחה, יעדי הפרויקט והיכולת לעמוד הן בלוח הזמנים והן ברווחיות.

תוכנה לניהול תקציב פרויקטלי מאפשרת לארגונים לבצע תכנון מוקדם של כלל התקציב במספר  רבדים. באמצעות תוכנה לניהול תקציב, ניתן לתכנן את מהלך הפרויקט ואת הסעיפים התקציביים הרלוונטיים – הכנסות, הוצאות, קצב ההכנסות וגיבוש תכנית עבודה מעשית – קביעת יעדים ומדדי ביצוע. בנוסף, באמצעות התוכנה נקבעים גם רכיבי המעקב שמאפשרים בקרה תקציבית וניהול הכספים במהלך הפרויקט. כל אלה מאפשרים שליטה מיידית ושוטפת בתמונת ההוצאה ובניית תחזית.

ניהול תקציב באמצעות מערכת תוכנה פרויקטלית – שיפור משמעותי בניהול העסקי של הארגון

בעוד שהתכנון התקציבי אירגוני הוא רק תחזית, ניהול התקציב בזמן אמת מאפשר לוודא כי כל הפעולות מתנהלות לפי היעדים שהוגדרו.

בקרה תקציבית באמצעות תוכנה לניהול פרויקטלי מאפשרת:

  • תכנון יעיל של כל הרכיבים הכספיים והצבת יעדים בני מדידה
  • לתכנן ולעקוב אחר שיעורי הרווחיות בפרויקטים השונים
  • לתכנן את רמת הסיכונים הצפויים לאורך חיי הפרויקטים
  • לקבל תמונה מלאה בזמן אמיתי לצורך שליטה הדוקה על סעיפים ההוצאות השונים
  • לזהות במהירות ואף מראש, חריגות ולתכנן מענה רלוונטי

שילוב תכנית התקציב המתוכנן עם מעקב אחר הביצוע בפועל – באמצעות מערכת תוכנה לניהול פרויקטים

לרוב, תקציב גדול משמעותו ניהול מספר פרויקטים המתרחשים בו זמנית. במצב כזה, ניהול התקציב הופך להיות קריטי להצלחת הפרויקטים והחברה כולה. באמצעות מערכת מידע הכוללת תוכנה לניהול תקציב, ניתן לקבל החלטות ניהוליות רלוונטיות, בזמן, על בסיס מידע מעודכן ואמין. כך, יכול מנהל הפרויקט לקבל מתוכנה לניהול תקציב:

  • תמונה מלאה של תקציבים רלוונטיים על בסיס כל הנתונים
  • קצב צריכת המשאבים ותזרים הכספים לפרויקטים שונים
  • קבלת תמונה עדכנית וכוללת של תקציב הפרויקטים –תשלומים, הוצאות ותת הוצאות, תכנית להוצאות עתידיות, חריגות, עיכובים ועוד.
  • בקרה תקציבית על תזרים המזומנים של הפרויקט וקבלת שליטה מלאה על כל סעיפי ההוצאה כמו למשל חומרי גלם, הוצאות שכר וקבלני משנה.
  • אפשרות לזהות מראש מגמות בתוך הפרויקט, על בסיס קצב הוצאות, חריגות וקבלת נתונים כמו כתבי כמויות ויומני עבודה

 

עבור ארגונים, המנהלים תקציב מורכב ומספר פרויקטים בו זמנית, יכולות אלה הן קריטית מכיוון שיש צורך מתמיד לזהות את רווחיות הכוללת ואת שלל ההוצאות וההכנסות המתגלגלות במהלך ביצוע פרויקטים על בסיס שוטף. היכולת הפרקטית של בקרה תקציבית שמקנה תוכנה לניהול תקציב פרויקטלי, מאפשר לזהות תכנון מול ביצוע, הפרשים ואירועים העשויים להיות מסוכנים לתזרים ולרווחיות הארגון כולו.

תוכנה לניהול תקציב – תשתית אחידה לניהול אפקטיבי

תוכנה לניהול תקציבי היא לרוב, רכיב במערכת ניהול פרויקטים כוללת המאפשרת ניהול פרויקטים במסגרת מידע אחת, המרכזת את כל נתוני הפרויקט תחת קורת גג אחת ומאפשרת שליטה מלאה בכל נתוני הפרויקט.

תוכנת ניהול תקציב של MAXWEB מעניקה למנהלי הפרויקטים את תמונת המצב התקציבית המעודכנת ואת היכולת לבקר את התקציב הפרויקטלי באופן אפקטיבי.

תשתית המידע האחידה של תוכנה לניהול תקציב מאפשרת גם:

  • לבצע ניהול אפקטיבי ויעיל של פרויקט יחיד או מספר פרויקטים בו זמנית
  • לשמר ידע לפרויקטים עתידיים
  • לבצע גיבוי נתונים ומסמכים
  • לייעל עבודה ולחסוך משמעותית בהוצאות פרויקט
  • לשפר בצורה מהותית את התקשורת בין כל המשתתפים בפרויקט
  • להתממשק למערכות מידע פיננסי אחרות בארגון

איך להתנהל נכון עם יומן ממוחשב

יומן העבודה הוא מקור מידע פרויקטלי קריטי, שמאפשר לך לבצע מעקב ברמה יומית, אחר מהלך המשימות בפרויקט. היומן המקוון מחליף את יומני הנייר שממלאים מפקחים וקבלנים. במקום דיווחים חלקיים בכתב יד לא ברור, יש כעת מערכת ממוחשבת לניהול מידע פרויקטלי.

עבור מנהל הפרויקט, יומן ממוחשב הוא כלי עבודה קריטי, המאפשר לקבל תמונת מצב מלאה לגבי סטטוס ביצוע המשימות בפועל ולנהל באופן יעיל יותר את המשימות בפרויקט.

יומן ממוחשב שם קץ לריבוי המסמכים הקשורים לדיווח וביצוע משימות ומאפשר:

  • לנהל רישום מרוכז  ומסודר של כל דיווחי העבודות במקום אחד
  • אפשרות גישה לדיווחים באמצעות המחשב, הטאבלט או הטלפון, מכל מקום ובכל זמן
  • מתן אפשרות דיווח מהשטח בפורמט אחיד וללא תקלות וכפילויות
  • גיבוי נתוני דיווח באופן שוטף, ובאופן אוטומטי
  • אפשרות ריכוז, עיבוד ודיווח של נתוני הפרויקט
  • לצרף תמונות, מסמכים, קבלות, שרטוטים וכל מסמך רלוונטי אחר
  • אפשרות שיתוף של היומן בין כל חברי הצוות

ליומן עבודה ממוחשב יתרונות רבים שכן הוא:

  • מקל על דיווחי החובה של הקבלנים בנוגע לביצוע משימות והקצאת עובדים בפועל
  • חוסך זמן משמעותי במעקב אחר ביצוע, תוך ניהול אישורי ביצוע
  • מאפשר ניתוח ועיבוד נתונים
  • מאפשר קישור יומני העבודה להצעות המחיר, מעקב אחר ניהול הפרויקט וחשבוניות
  • מונע אחסון מבולגן של תיקיות וניירות
  • מאפשר גישה לנתונים בכל רגע נתון מכל מקום

 

כיצד למנף את היומן הממוחשב לניהול פרויקטים אפקטיבי?

  • מתן הרשאות לשותפים בפרויקט – ניהול הרשאות נכון עבור יומן פרויקטלי, מאפשר לכל השותפים להזין מידע פרויקטלי רלוונטי, במסגרת יומן יחיד. עדכון מידע ממקורות רבים מאפשרת קבלת תמונה מעודכנת ומלאה לגבי המשימות המתוכננות.
  • הפיכת היומן למוקד המידע הפרויקטלי באמצעות קישורים ומסמכים מצורפים – היכולת לצרף קישורים למסמכי פרויקט, תמונות מהשטח או קישור ליומני ביצוע אחרים בפרויקט משלימים את רישום המשימות ודיווחי הביצוע במידע רלוונטי שמקל על קבלת החלטות
  • הפיכת יומן העבודה לערוץ תקשורת בין מנהל הפרויקט, קבלן הביצוע והמפקח במשימה – תשתית יומן פרויקטלי מאפשרת לנצל את היומן כדי להעביר הערות מן המפקח וממנהל הפרויקט לקבלן, כמו גם לבצע אישור דיווחים והתייחסות שוטפת למשימות.

שימוש ביומן ממוחשב ככלי ניהולי לצורך הטמעת נהלים אחידים בפרויקט

החדרת היומן כחלק משגרת עבודה של כל חברי הצוות וכן מתן אישורי ביצוע רק באמצעות היומן, מאפשרים הטמעה של נהלי דיווח ועבודה אחידים וסטנדרטיים בין כל חברי הצוות, קבלני הביצוע וקבלני המשנה ועל ידי כך לחסוך זמן ולפשט את תהליכי הדיווח והאישור.

מערכת לניהול תקציב
Share on facebook
Facebook
Share on google
Google+
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on pinterest
Pinterest

שאלות?
מלאו פרטים ליצירת קשר