אפליקציה לניהול תקציב
תהליך ניהול תקציב של פרויקט מודרני, היא תהליך שוטף ודינמי, המתבצע לאורך כל חיי הפרויקט. שינויים והתאמות של התקציב, הן קריטיות להצלחת הפרויקט ולמידת הרווחיות שלו.
השליטה בתקציב מתבצעת באמצעות מערכת לניהול פרויקטים אולם יותר ויותר מנהלי פרויקטים, משתמשים בכלי עבודה ניידים – טאבלטים וטלפונים – לצורך ניהול שוטף של הפרויקט וכן של התקציב.
היכולת לקבל גישה לנתוני תקציב, מכל מקום – במשרד או בשטח – מאפשרים רמת גמישות גבוהה יותר וכן יכולת משופרת לבצע שינויים ומעקב בזמן אמת, אחר איתור הכספים מכל מקום.
אפליקציה לניהול תקציב – שליטה מלאה מכל מקום, בכל עת
אפליקציה לניהול תקציב בזמן אמת מאפשרת לוודא כי כל הפעולות מתנהלות לפי היעדים שהוגדרו.
בקרה תקציבית באמצעות אפליקציה לניהול תקציב היא כלי ניהולי המאפשר לזהות בזמן אמיתי:
- חריגה בהצעות המחיר ואי התאמתן לסכומי הכסף שהוקצו בפרויקט בפועל
- אי התאמות בין סעיפים תקציבים לבין ההוצאה בפועל
- תת או עודף תקצוב לפעילויות פרויקט במעקב
בנוסף, מאפשרת אפליקציה לניהול תקציב:
- אפשרות שליטה ובקרה על תזרים המזומנים וקבלת שליטה מלאה על כל סעיפי ההוצאה
- סנכרון מלא בין ניהול התקציב הפרויקטלי לבין הנהלת החשבונות, ניהול הצעות מחיר, כתבי כמויות, לוחות זמנים לתשלומים, תשלומים שבוצעו ותשלומים עתידיים
- נגישות המידע התקציבי לכל בעלי התפקידים בפרויקט
- קבלת תמונה עדכנית של תקציב הפרויקט – תזרים, הוצאות ותת הוצאות, תכנית להוצאות עתידיות, חריגות, תשלומים
- נגישות לכלל ריכוז נתוני תקציב בפרויקט באמצעות הטלפון או הטאבלט
עבור מנהלי פרויקטים, הפועלים במספר פרויקטים בו זמנית, אפליקציית ניהול תקציב מאפשרת שליטה תקציבית בזמן אמיתי ופירוש הדבר שליטה ברווחיות וקבלת יכולת אפקטיבית לתכנן תקציב, משאבים, לוחות זמנים, אנשים מקצוע, ציוד, עבודות הכנה וכן היכולת לתזמן את כל הפעילויות והמשאבים כך שכל המשימות ינוהלו בצורה נכונה ותבוצענה, ללא בזבוז זמן וכפילויות.
אפליקציה לניהול תקציב – נגישות לתשתית אחידה והגברת אפקטיביות ניהול הפרויקט
מערכת ניהול תקציבי הן בדרך כלל חלק ממערכת ניהול פרויקטלית המאפשרת ניהול פרויקטים במסגרת מידע אחת, המרכזת את כל נתוני הפרויקט תחת קורת גג אחת ומאפשרת שליטה מלאה בכל נתוני הפרויקט.
כך, אפליקציה לניהול תקציב מאפשרת:
- לקבל נגישות לכל נתוני התקציב בכל מקום ובכל זמן
- לבצע הצגה ונגישות לכל סעיפי התקציב בכל הפרויקטים
- לבצע בקרה תקציבית – באמצעות ריכוז וניהול הצעות מחיר, חשבוניות, כתבי כמויות ויומני עבודה
- לבצע שליטה ומעקב אחר תשלומים בפרויקט
- להציג ולעבוד עם מדדי בסיס
- לכלול תקצוב של עבודות נוספות בפרויקט
אפליקציה לניהול תקציב – נגישות שהיא יתרון ניהולי
יכולת הגישה לכלל נתוני התקציב הפרויקטלי, בשילוב היכולת לקבל נתוני פרויקט רלוונטיים, מייצרים דרגות חופש נוספות למנהל הפרויקט. אפליקציה לניהול תקציב חוסכת זמן יקר בתהליך קבלת החלטות, ניטור פעילויות ושליטה תקציבית שכן המידע התקציבי הכולל נמצא בהישג יד תמידי של מנהל הפרויקט ומאפשר תהליך קבלת החלטות בזמן אמיתי.
בנוסף, מאפשרת אפליקציה לניהול תקציב, למנהל הפרויקט, אפשרות לאשר או לדחות פעילויות שחורגות מהעלות המתוכננת או שאינן מתוקצבות. היכולת לקבל תמונת אישורים (מה אושר ומה תוקצב בפועל) בזמן אמיתי, מאפשרת שליטה מלאה בשטח על פעילויות שמתבצעות ללא כיסוי תקציבי.
אפליקציה לניהול תקציב מאפשרת למנהל הפרויקט לתעד אישורים רלוונטיים, שינויים, הוראות ביצוע והתאמות תקציביות – בכל מקום, בכל אתר ביצוע ובכל זמן. האפליקציה מגובה באופן שוטף ומקושרת לשאר רכיבי מערכת לניהול פרויקטים בארגון. במידת הצורך, מאפשרת אפליקציה לניהול תקציב למערכות ארגוניות נוספות וקישור למערכת המידע הארגונית והדואר.
תוכנה לניהול תקציב עסקי
ניהול תקציב עסקי הוא אתגר לא פשוט. סעיפי התקציב השונים מתחלקים בין פרויקטים, מחלקות ומשימות שונות והם דורשים רמה גבוהה של ידע, קשב ומעקב אחר ניצול הכספים, פיקוח על תזרים ותחזית עתידית.
משימת ניהול התקציב בעסק הוא משימת ליבה בעלת חשיבות רבה שכן יש לה השפעה רבה על מאזן החברה, מדיניות ניהול ולקיחת אשראי ובניית תכנית פיתוח אסטרטגית לארגון.
תוכנה לניהול תקציב עסקי ככלי ניהול תקציבי
המפתח לניהול תקציב מוצלח טמון ביכולת לפקח ולבקר את כלל סעיפי ההוצאה בכל פעילות ופעילות בעסק. כבר בשלב תכנון התקציב לפרויקט, נקבעות מראש אבני הדרך, קנה המידה להצלחה, יעדי הפרויקט והיכולת לעמוד הן בלוח הזמנים והן ברווחיות.
תוכנה לניהול תקציב עסקי מאפשרת לארגונים לבצע תכנון מוקדם של כלל התקציב במספר רמות. באמצעות תוכנה לניהול תקציב עסקי, ניתן לתכנן את מהלך הפרויקט ואת הסעיפים התקציביים הרלוונטיים – הכנסות, הוצאות, קצב ההכנסות וגיבוש תכנית עבודה מעשית – קביעת יעדים ומדדי ביצוע. בנוסף, באמצעות התוכנה נקבעים גם רכיבי המעקב שמאפשרים בקרה תקציבית וניהול הכספים במהלך הפרויקט. כל אלה מאפשרים שליטה מיידית ושוטפת בתמונת ההוצאה ובניית תחזית.
שילוב תכנית התקציב המתוכנן עם מעקב אחר הביצוע בפועל – באמצעות תוכנה לניהול תקציב עסקי
לרוב, תקציב גדול משמעותו ניהול מספר פרויקטים המתרחשים בו זמנית. במצב כזה, ניהול התקציב הופך להיות קריטי להצלחת הפרויקטים והחברה כולה. באמצעות מערכת מידע הכוללת תוכנה לניהול תקציב, ניתן לקבל החלטות ניהוליות רלוונטיות, בזמן, על בסיס מידע מעודכן ואמין. כך, יכול מנהל לקבל מתוכנה לניהול תקציב עסקי:
- תמונה מלאה של תקציבים רלוונטיים על בסיס כל הנתונים
- בקרה תקציבית על תזרים המזומנים של הפרויקט וקבלת שליטה מלאה על כל סעיפי ההוצאה כמו למשל חומרי גלם, הוצאות שכר וקבלני משנה.
- אפשרות לזהות מראש מגמות בתוך הפרויקטים העסקיים – על בסיס קצב הוצאות, חריגות וקבלת נתונים כמו כתבי כמויות ויומני עבודה
- קצב צריכת המשאבים ותזרים הכספים
- קבלת תמונה עדכנית וכוללת של תקציב הפרויקטים –תשלומים, הוצאות ותת הוצאות, תכנית להוצאות עתידיות, חריגות, עיכובים ועוד.
עבור ארגונים, המנהלים תקציב מורכב ומספר פרויקטים בו זמנית, יכולות אלה הן קריטית מכיוון שיש צורך מתמיד לזהות את רווחיות הכוללת ואת שלל ההוצאות וההכנסות המתגלגלות במהלך ביצוע פרויקטים על בסיס שוטף. היכולת הפרקטית של בקרה תקציבית שמקנה תוכנה לניהול תקציב עסקי, מאפשר לזהות תכנון מול ביצוע, הפרשים ואירועים העשויים להיות מסוכנים לתזרים ולרווחיות הארגון כולו.
ניהול תקציב באמצעות תוכנה לניהול תקציב עסקי – שיפור משמעותי בניהול העסקי של הארגון
בעוד שהתכנון התקציבי העסקי הוא רק תחזית, ניהול התקציב בזמן אמת מאפשר לוודא כי כל הפעולות מתנהלות לפי היעדים שהוגדרו.
בקרה תקציבית באמצעות תוכנה לניהול פרויקטלי מאפשרת:
- תכנון יעיל של כל הרכיבים הכספיים והצבת יעדים בני מדידה
- לתכנן ולעקוב אחר שיעורי הרווחיות בפרויקטים השונים
- לתכנן את רמת הסיכונים הצפויים לאורך חיי הפרויקטים
- לקבל תמונה מלאה בזמן אמיתי לצורך שליטה הדוקה על סעיפים ההוצאות השונים
- לזהות במהירות ואף מראש, חריגות ולתכנן מענה רלוונטי
תוכנה לניהול תקציב עסקי – תשתית אחידה לניהול אפקטיבי
תוכנה לניהול תקציבי עסקי היא בדרך כלל בעלת יכולת להשתלב או להיות רכיב במערכת ניהול פרויקטים כוללת המאפשרת ניהול פרויקטים במסגרת מידע אחת תוך ריכוז כל הפעילות הארגונית תחת קורת גג אחת.
תוכנת ניהול תקציב עסקי של MAXWEB מעניקה למנהלים את תמונת המצב התקציבית המעודכנת ואת היכולת לבקר את התקציב באופן אפקטיבי.
תשתית המידע האחידה של תוכנה לניהול תקציב עסקי מאפשרת גם:
- לייעל עבודה ולחסוך משמעותית בהוצאות ניהול
- לשפר בצורה מהותית את התקשורת בין כל המשתתפים בפרויקט
- להתממשק למערכות מידע פיננסי אחרות בארגון
- לבצע ניהול אפקטיבי ויעיל של תקציב עסקי מקיף או מספר תקציבי משנה
- לשמר ידע ארגוני עסקי
- לבצע גיבוי נתונים ומסמכים
