באיזה שלב כדאי לעבור לעבודה עם תוכנה לניהול פרויקטים?

סוגיית המעבר לעבודה במערכת תוכנה פרויקטלית היא קריטית עבור ארגונים העוברים התאמה למערכות מידע ממוחשבות, שדרוג מערכת ניהול או ביצוע שינוי ארגוני.

מערכת תוכנה לניהול פרויקטים כוללת בדרך כלל את הרכיבים הבאים:

  • מערכת תכנון פרויקטלי – תקציב, לוח זמנים
  • תשתית ניהולית לטיפול באירועים שוטפים
  • פלטפורמה לתקשורת פנים ארגונית ועבודה עם קבלני משנה ויועצים חיצוניים
  • ניהול ובקרת תקציב פרויקטלית
  • ממשק ריכוז נתונים ודיווח למקבלי החלטות
  • ניהול רכש ולוגיסטיקה
  • מערכת לבקרת וניהול איכות

ארגון בשלב בנייה או התרחבות

ארגון הנמצא בתהליך של התרחבות מבנית או ארגונית או שהוא נמצא בתהליך צמיחה ובנייה של תחומי עיסוק, או התרחבות לאתרים נוספים, זקוק למערכת תוכנה לניהול פרויקטים. היכולת לרכז את כל פעילויות הפרויקט, יצירת ממשק עם קבלני משנה ומומחים חיצוניים, תוך מתן דיווח שוטף למקבלי החלטות ולגורמי הנהלה, משפרת בצורה משמעותית את סיכוי ההצלחה בתהליך, מקנה מערכת אחידה, המשותפת לכל בעלי העניין – הן בארגון והן מחוצה לו וכן מאפשרת חיבור מערכת ניהול הפרויקט למערכות מידע נוספות הקיימות בארגון.

רק באמצעות תוכנה לניהול פרויקטים, ניתן לחבר גם את ניהול קבלני המשנה וגם את מערכת המידע הפיננסית של הארגון ואת מערכת ניהול המלאי, לדוגמה. כך, באמצעות מערכת התוכנה לניהול פרויקטים, הופך הפרויקט לחלק אורגני מתמונת המידע הארגונית ומתאפשרת בקרה ופיקוח במסגרת ארגונית כוללת.

ארגון הפועל באופן מטריציוני ופרויקטלי

כאשר הארגון מנהל מספר פרויקטים בו זמניים וכאשר שיטת העבודה היא מטריציונית, בין כל המחלקות יש הגיון באימוץ והטמעה של מערכת תוכנה לניהול פרויקטים.

בשיטת עבודה זו, מערכת התוכנה לניהול פרויקטים, בנוסף להיותה הכלי הרלוונטי לניהול פרויקטים יעיל, תתפקד גם ככלי תקשורת פנים ארגוני, ותשקף את כלל הפעילות של כל בעלי העניין, הן ברמת הדיווח, הן ביכולת הפיקוח והבקרה והן בניהול האישורים לשלבי הביצוע.

ארגון המעוניין לשפר תהליכי עבודה פנימיים וליצור תיאום טוב יותר בין גופי התכנון והביצוע השונים

חלק גדול מהקשב הניהולי בארגונים מורכבים מוקדש לביצוע סינכרון ויצירת תקשורת אפקטיבית בין בעלי העניין השונים בפרוייקטים. התמקדות בהיבטים אלה של הפרויקט גוזלים זמן יקר ממנהלי הפרויקט וממקבלי ההחלטות שכן זמן רב מוקדש לישיבות תיאום, איסוף נתונים וקיטלוגם. בנוסף, מתקיימים בארגון מספר ערוצי תקשורת שמוסיפים רמת קושי נוספת בעת ניסיון איסוף ותיאום של כל המידע הרלוונטי לפרויקט.

מערכת תוכנה לניהול פרויקטים היא מערכת מידע תשתיתית, המאפשרת יצירה של ערוץ תקשורת ארגונים אחיד ויחיד לכל משתתפי הפרויקט, קישור למערכות דואר ארגוני ומאגרי מידע שונים, ריכוז כל הנתונים למקום אחד שבו קיימת נגישות לכל המשתתפים ומערכת הפצת מידע משולבת. בנוסף, מערכת התוכנה הפרויקטלית מרכזת את כל רכיבי המידע של הפרויקט לממשק אחיד, מציעה יכולת דיווח ומערכת אישורים וכמובן – מערכת למעקב אחר ביצוע ההחלטות במסגרת הפרויקט. בשילוב רכיבי גאנט, ניהול משאבי פרויקט ויומני עבודה, מציעה מערכת תוכנה לניהול פרויקטים תשתית ארגונית אינטגרטיבית להטמעת תהליכים חוצי ארגון וחסכון משמעותי בזמן המוקדש לריכוז וניהול נתוני פרויקט.

ארגון הנמצא בשלב שבו כמות הנתונים הארגוניים ואופן אחסונם ושמירתם מקשים על ביצוע פרויקטים ואינם מאפשרים בקרה שוטפת והצגת תמונה רלוונטית, בקבועי זמן סבירים, למנהלים ומקבלי החלטות

באופן מסורתי, שמירת נתוני פרויקטים שבוצעו או מסמכים רלוונטיים כמו דיווחי ביצוע, כתבי כמויות, הצעות מחיר, תרשימים ותמונות, היתה בדרך כלל באמצעות מערכות ידניות, לא מגובות ומפוזרות בסוגי פורמטים שונים, בין מחלקות שונות בארגון. אופן ארגון מידע זה, גורם לאובדן נתונים, חוסר יכולת לשמר ידע ארגוני וזהו מתכון לתקלות, שגיאות וניהול לקוי של תשלומים ואישורים.

מערכת תוכנה לניהול פרוייקטים, מציעה לארגון פתרון אחיד ואפקטיבי לאיחוד, ריכוז, שמירה וגיבוי של כל נתוני הפרויקט. כך, מאפשרת המערכת הזנה ואיסוף של כל סוגי הנתונים בפרוייקט, ביצוע גיבוי אוטומטי וניהול הרשאות גישה ודיווח לכל בעלי העניין בפרויקט או בארגון. הנגשת המידע הפרויקטלי ברמה האירגונית, תוך קישור המידע למערכות מידע אחרות, מקצר תהליכים, משמר מידע פרויקטלי ומאפשר בקרה ופיקוח בזמן אמיתי. בנוסף, המידע הופך לנגיש לכל המשתתפים, מכל מקום ובכל זמן נתון ובכך מאפשר ייעול עבודת הדיווח ואישורי ביצוע.

תוכנה לניהול פרויקטים