האם אתה מנהל או מתנהל? מעבר לניהול יעיל באמצעות מערכת תוכנה לניהול פרויקטים​

 עצור רגע ושאל את עצמך – כיצד אתה עובד? האם אתה כורע תחת עומס משימות, מכבה שריפות ומתלונן באופן עקבי על כך שאין ברשותך מספיק כלים ונתונים כדי לנהל טוב יותר את המשימות שלך? האם אתה יודע בכל רגע נתון מה מצב הפרויקט שבאחריותך? וניצול התקציב? ולוח הזמנים?

אם ענית בחיוב אפילו על חלק מהשאלות, ברכותינו! אתה המנהל האפקטיבי של סוף המאה ה-19.

כדי להיות מנהל פרויקטים אפקטיבי ולהצליח במשימות שלך, עליך לעבוד בשני רבדים:

• תכנון פרויקטלי מקיף
• ניהול שוטף על בסיס ריכוז כל הנתונים הרלוונטיים לפרויקט – בזמן אמת

בדומה למפקדים בצבא, היכולת להצליח בפרויקט מותנית ביכולת לממש את התכנון שלך בכפוף לאירועים שמתרחשים בשטח, תוך קבלת דיווחים עדכניים – המאפשרים לך לזהות מגמות לנהל באופן אקטיבי, מבלי לחכות לדברים שפשוט יתרחשו.

תוכנה לניהול פרויקטים מעניקה לך שליטה – הן בשלב התכנון והן בשלב הביצוע, תוך ריכוז אחיד, מסונכרן ואפקטיבי של כל נתוני הפרויקט – תחת קורת גג אחת, עם ממשק נוח, בכל רגע נתון.

פרויקט מודרני – מורכב, מהיר, תובעני ורב משתתפים בסביבה משתנה

כיום, מנהלי פרויקטים מתמודדים עם צמיחה מהירה על טכנולוגיות וסביבה עתירת שינויים ואילוצים. שטף המידע וכמות הנתונים לכל פרויקט צומחת במהירות ודורשת תשומת לב רבה.

ללא כלי עבודה כמו תוכנה לניהול פרויקטים, מנהל הפרויקט עוסק רוב הזמן בריכוז וסנכרון נתונים ודיווחים, כך שלא נותר לו זמן כדי לעשות את משימתו העיקרית – לנהל פרויקט.

תוכנה לניהול פרויקטים – מכפיל הכוח הטכנולוגי לניהול פרויקטים אפקטיבי

תוכנה אפקטיבית לניהול פרויקטים היא בדרך כלל שילוב של:

• מערכת תכנון פרויקטלי – תקציב, לוח זמנים
• תשתית ניהולית לטיפול באירועים שוטפים

• פלטפורמה לתקשורת פנים ארגונית ועבודה עם קבלני משנה ויועצים חיצוניים
• ניהול ובקרת תקציב פרויקטלית
• ממשק ריכוז נתונים ודיווח למקבלי החלטות
• ניהול רכש ולוגיסטיקה

רכיבים אלה מעניקים למנהל כלי פרויקטלי, המרכז עבורו את כל נתוני היסוד של הפרויקט, כולל תכנון מול ביצוע. כאשר עומדת לרשות מנהל הפרויקט, תוכנה לניהול פרויקטים, כל נתוני הפרויקט נמצאים במרחק לחיצת מקש בטלפון ובמקלדת. כך, נחסך זמן רב על ישיבות סנכרון, המתנה לדיווחים מהשטח וקבלת נתונים מעודכנים.

כעת, מנהל הפרויקט מקבל את הנתונים ומסוגל להתרכז במשימות ניהול הפרויקט:

תכנון מול ביצוע – מעקב אחר לוחות זמנים

תכנון תקציבי ובקרה – שליטה על הוצאות, הכנסות וסעיפי תקציב קריטיים

שליטה ובקרה על ביצועים בפועל – יומני עבודה, כתבי כמויות, מכרזים ועוד

מתן תעדוף על בסיס לוח זמנים בפועל

קבלת דיווחים באופן מרוכז מכל המשתתפים

זיהוי צווארי בקבוק ומגמות העלולות לפגוע בריווחית הפרויקט

בתוכנה לניהול פרויקטים עומדים לרשות המנהל כלים המאפשרים:

• מערכת תקשורת ארגונית ופרויקטלית
• ניהול תוכניות פרויקט
• ניהול ובקרה של רשימת הפרויקטים – ברמת תזמון ומשימות
• ניהול ומעקב אחר יומני עבודה
• מערכת בקרת איכות
• ניהול תיקיות קבלן – ריכוז מידע פרויקטלי עבור כל קבלן
• מערכת לוחות זמנים – ניהול ותחזוקת גאנט פרויקטלי
• מערכת אישור פריטים פרויקטליים
• ביצוע פיקוח עליון
• דוחות על נתוני הפרויקט

גמישות ניהולית באמצעות מערכת תוכנה לניהול פרויקטים

יכולת הצלחה ניהולית של פרויקט נמדדת ברמת התגובה לשינויים במהלך תכנון וביצוע פרויקטים.

כמו כן, פרויקטים מודרנים נדרשים לרמות דיווח רבות ושונות ומשתתפים בהם גורמים שעד כה לא נטלו בכך חלק.

דוגמה בולטת לכך היא פרויקטים בתחום ההתחדשות העירונית. פרויקטי פינוי בינוי ותוכניות תמ"א 38 הם פרויקטים ברמת מורכבות גבוהה יותר מפרויקטי בניה רגילים מכיוון שמעורבים בו גורמים נוספים כגון – יועצים מקצועיים מטעם הדיירים, גורמים משפטיים שונים, גורמי רישוי, ארגוני שמירת סביבה ומנהלי פרויקט מטעם הדיירים. בנוסף, לדיירים רמת מעורבות גבוהה בפרויקט, הדורשת תשומת לב מיוחדת.

מערכת ניהול פרויקטים מאפשרת למנהל:

• גמישות ביכולת השיתוף של הגורמים השונים בשלבי הפרויקט
• הגברת רמת השקיפות של הנתונים ושל דיווחים על התקדמות
• מתן תשתית אוטומטית שבה יכולים הגורמים השונים לקבל תמונת מצב עדכנית
• יכולת מעקב פרטנית והדוקה על אירועים קריטיים, בכל זמן נתון
• מעקב אחר טיפול וביצע בהתחייבויות חוזיות, תקלות, תיקונים ומענה לדרישות הדיירים

כלי הניהול והטכנולוגיה המשולבים בתוכנה לניהול פרויקטים, מפנים את הקשב של מנהל הפרויקט ומאפשרים לו להתרכז במשימות הניהול המהותיות שלו:

• ניתוח מתקדם של מצב הפרויקט על בסיס מידע משולב על תקציב, תזמון, משימות, רכש ואיכות
• שליטה מלאה על התקדמות הפרויקט או הפרויקטים על בסיס קבלת מידע רלוונטי ושוטף מכלל השותפים – תוכניות, הצעות מחיר, יומני עבודה, כתבי כמויות ועוד.
• שימוש במידע פרויקטלי כדי לבצע תכנון וחיזוי לגבי עמידה ביעדי תזמון ותקציב
• יכולת בקרה ושליטה מכל מקום ובכל מצב
• שיפור איכות ועמידה ביעדים באמצעות קבלת תמונה שלמה של כל רכיבי הפרויקט או הפרויקטים – הן ברמה אסטרטגית ועד לרמת הניתוח של הפעילות היחידה
• ביצוע מעקב אפקטיבי אחר ביצוע של החלטות ומשימות שהוקצו לצוותים.