מהם היתרונות של שימוש ביומן עבודה ממוחשב לפרוייקט
למנהל פרויקט יש מספר כלים שבלעדיהם אין לו יכולת אפקטיבית לנהל. הכלי החשוב ביותר עבורו הוא יומן העבודה – המקור המרכזי למידע פרויקטלי קריטי. יומן עבודה ממוחשב מחליף את יומני הנייר שממלאים מפקחים וקבלנים. במקום דיווחים חלקיים בכתב יד לא ברור, כל המידע מאוחסן ומוצג כעת ביומן עבודה ממוחשב.
יתרונות השימוש ביומן עבודה ממוחשב הם רבים. יומן עבודה ממוחשב מאפשר למנהל הפרויקט לבצע מעקב ברמה יומית, אחר מהלך המשימות ולניהול הפרויקט. עבור מנהל הפרויקט, יומן ממוחשב מאפשר לקבל תמונת מצב מלאה לגבי סטטוס ביצוע המשימות בפועל ולנהל באופן יעיל יותר את המשימות בפרויקט.
כמה פעמים ניסית למצוא דיווח בין ערימות המסמכים שהוגשו לך מקבלני המשנה בפרויקט? כמה פעמים קרה שלא ניתן היה לגשת ליומן העבודה בשטח, בדיוק כאשר נזקקת לו? כמה זמן הולך לאיבוד בניסיונות לפענח כתב יד לא קריא של דיווחים, הצעות וחשבוניות?
בעבודה פרויקטלית, יתרונות השימוש ביומן עבודה ממוחשב הם עצומים. היומן, מאפשר בין השאר:
- לחסוך זמן משמעותי במעקב אחר ביצוע, תוך ניהול אישורי ביצוע
- למנוע אחסון מבולגן של תיקיות וניירות
- לאפשר גישה לנתונים בכל רגע נתון, מכל מקום, ועבור כל בעלי העניין בפרויקט.
- לנתח ולעבד נתונים
- לבצע קישור אפקטיבי בין יומני העבודה להצעות המחיר, ולבצע מעקב אחר ניהול הפרויקט וחשבוניות
- להקל משמעותית על דיווחי החובה של הקבלנים בנוגע לביצוע משימות והקצאת עובדים בפועל
יומן ממוחשב שם קץ לריבוי המסמכים הקשורים לדיווח וביצוע משימות ומאפשר:
- אפשרות גישה לדיווחים באמצעות המחשב, הטאבלט או הטלפון, מכל מקום ובכל זמן
- מתן אפשרות דיווח מהשטח בפורמט אחיד וללא תקלות וכפילויות
- לצרף תמונות, מסמכים, קבלות, שרטוטים וכל מסמך רלוונטי אחר
- לנהל רישום מרוכז ומסודר של כל דיווחי העבודות במקום אחד
- לשתף את היומן בין כל חברי הצוות
- גיבוי נתוני דיווח באופן אוטומטי ושוטף
- לרכז, לעבד ולדווח על נתוני הפרויקט
קיימות מספר אפשרויות לבצע מינוף אפקטיבי של יכולות כלי מידע זה ובכך למקסם את יתרונות השימוש ביומן הממוחשב:
הפיכת יומן העבודה לערוץ תקשורת בין מנהל הפרויקט, קבלן הביצוע והמפקח במשימה – תשתית יומן פרויקטלי ממוחשב מאפשרת לנצל את היומן כדי להעביר הערות מן המפקח וממנהל הפרויקט לקבלן, כמו גם לבצע אישור דיווחים והתייחסות שוטפת למשימות.
מתן הרשאות לכל המשתתפים בהתאמה – ניהול הרשאות נכון עבור יומן פרויקטלי, מאפשר לכל השותפים להזין מידע פרויקטלי רלוונטי, במסגרת יומן יחיד. עדכון מידע ממקורות רבים מאפשרת קבלת תמונה מעודכנת ומלאה לגבי המשימות המתוכננות.
ריכוז המידע והפיכת היומן למוקד המידע הפרויקטלי באמצעות קישורים ומסמכים מצורפים – היכולת לצרף קישורים למסמכי פרויקט, תמונות מהשטח או קישור ליומני ביצוע אחרים בפרויקט משלימים את רישום המשימות ודיווחי הביצוע במידע רלוונטי שמקל על קבלת החלטות. רישום כל נתוני הפרויקט באופן דיגיטלי, מאפשרים שימור ידע ארגוני, ושימוש במידע שנשמר כדי לבצע מעקב ותחקיר אפקטיביים יותר הן במהלך הפרויקט והן בפרויקטים דומים הבאים.
הטמעת נהלים אחידים בפרויקט באמצעות השימוש ביומן ממוחשב – החדרת היומן כחלק משגרת עבודה של כל חברי הצוות וכן מתן אישורי ביצוע רק באמצעות היומן, מאפשרים הטמעה של נהלי דיווח ועבודה אחידים וסטנדרטיים בין כל חברי הצוות, קבלני הביצוע וקבלני המשנה ועל ידי כך לחסוך זמן ולפשט את תהליכי הדיווח והאישור.
יתרונות השימוש ביומן ממוחשב – חיבור מיידי של היומן למערכת ניהול מידע פרויקטלי
יומן ממוחשב מתחבר באופן אינטגרלי לשאר רכיבי מערכת המידע הארגוני ובכך:
- מאגד את הנתונים מתוך מערכות שונות (הצעות מחיר, לוחות זמנים)
- חיבור וסינכרון של מספר יומנים בתשתית משותפת
- קישור היומן לבעלי עניין ומשתתפים אחרים בארגון
- חיבור היומן כחלק אינטגרלי למערכת המידע הפנים ארגונית
- גיבוי היומן לצור שימור ידע ארגוני.
