יתרונות שימוש בתוכנה לניהול פרויקטים – כל מה שעליכם לדעת!
מנהלי פרויקטים מצליחים, משיגים שליטה וניהול אפקטיבי באמצעות עבודה על שני רבדים מרכזיים:
- תכנון פרויקטלי מקיף – הכולל את כל הנתונים הרלוונטיים, מכל גורמי הפרויקט
- ניהול שוטף על בסיס ריכוז כל הנתונים בפרויקט – בזמן אמיתי, תוך ביצוע התאמות לשינויים בפועל.
בדומה למאמני ספורט ולמפקדי צבא בשטח, הצלחה פרויקטלית מותנית ביכולת לממש את התכנון שלך בכפוף לאירועים שמתרחשים בשטח, תוך קבלת דיווחים עדכניים – המאפשרים לך לזהות מגמות לנהל באופן אקטיבי, מבלי לחכות לדברים שפשוט יתרחשו.
תוכנה לניהול פרויקטים מעניקה לך שליטה – הן בשלב התכנון והן בשלב הביצוע, תוך ריכוז אחיד, מסונכרן ואפקטיבי של כל נתוני הפרויקט – תחת קורת גג אחת, עם ממשק נוח, בכל רגע נתון.
יתרונות השימוש בתוכנה לניהול פרויקטים
שטף המידע וכמות הנתונים לכל פרויקט צומחת במהירות ודורשת תשומת לב רבה. מנהלי פרויקטים מתמודדים עם צמיחה מהירה על טכנולוגיות וסביבה עתירת שינויים ואילוצים.
מנהל הפועל ללא כלי עבודה מסוג תוכנה לניהול פרויקטים, עוסק רוב הזמן בריכוז וסנכרון נתונים ודיווחים, כך שלא נותר לו זמן כדי לעשות את משימתו העיקרית – לנהל פרויקט.
תוכנה לניהול פרויקטים – היתרון הטכנולוגי לניהול פרויקטים אפקטיבי
לרוב, תוכנה אפקטיבית לניהול פרויקטים היא בדרך כלל שילוב של:
- מערכת תכנון פרויקטלי – תקציב, לוח זמנים
- תשתית ניהולית לטיפול באירועים שוטפים
- פלטפורמה לתקשורת פנים ארגונית ועבודה עם קבלני משנה ויועצים חיצוניים
- ניהול ובקרת תקציב פרויקטלית
- ממשק ריכוז נתונים ודיווח למקבלי החלטות
- ניהול רכש ולוגיסטיקה
רכיבים אלה מעניקים למנהל כלי פרויקטלי, המרכז עבורו את כל נתוני היסוד של הפרויקט, כולל תכנון מול ביצוע. כאשר עומדת לרשות מנהל הפרויקט, תוכנה לניהול פרויקטים, כל נתוני הפרויקט נמצאים במרחק לחיצת מקש בטלפון ובמקלדת. כך, נחסך זמן רב על ישיבות סנכרון, המתנה לדיווחים מהשטח וקבלת נתונים מעודכנים.
כעת, מנהל הפרויקט מקבל את הנתונים ומסוגל להתרכז במשימות ניהול הפרויקט:
- מתן תעדוף על בסיס לוח זמנים בפועל
- תכנון מול ביצוע – מעקב אחר לוחות זמנים
- תכנון תקציבי ובקרה – שליטה על הוצאות, הכנסות וסעיפי תקציב קריטיים
- קבלת דיווחים באופן מרוכז מכל המשתתפים
- זיהוי צווארי בקבוק ומגמות העלולות לפגוע בריווחית הפרויקט
- שליטה ובקרה על ביצועים בפועל – יומני עבודה, כתבי כמויות, מכרזים ועוד
יתרונות השימוש בתוכנה לניהול פרויקטים הם בכך שכעת עומדים לרשות המנהל כלים המאפשרים:
- ניהול ומעקב אחר יומני עבודה
- מערכת בקרת איכות
- ניהול תיקיות קבלן – ריכוז מידע פרויקטלי עבור כל קבלן
- מערכת לוחות זמנים – ניהול ותחזוקת גאנט פרויקטלי
- מערכת אישור פריטים פרויקטליים
- ביצוע פיקוח עליון
- מערכת תקשורת ארגונית ופרויקטלית
- ניהול תוכניות פרויקט
- ניהול ובקרה של רשימת הפרויקטים – ברמת תזמון ומשימות
- דוחות על נתוני הפרויקט
גמישות ניהולית – יתרון משמעותי של תוכנה לניהול פרויקטים
יכולת הצלחה ניהולית של פרויקט נמדדת ברמת התגובה לשינויים במהלך תכנון וביצוע פרויקטים.
כמו כן, פרויקטים מודרנים נדרשים לרמות דיווח רבות ושונות ומשתתפים בהם גורמים שעד כה לא נטלו בכך חלק.
דוגמה בולטת לכך היא פרויקטים בתחום הבניין. פרויקטים של בנייה או תשתיות הם פרויקטים ברמת מורכבות גבוהה מכיוון שמעורבים בו גורמים נוספים כגון – יועצים מקצועיים מטעם הדיירים, גורמים משפטיים שונים, גורמי רישוי, ארגוני שמירת סביבה ומנהלי פרויקט מטעם הרשויות.
בפרויקטים מסוג זה למשל, קיימים יתרונות לתוכנה לניהול פרויקטים שכן היא מאפשרת:
- יכולת מעקב פרטנית והדוקה על אירועים קריטיים, בכל זמן נתון
- מעקב אחר טיפול וביצע בהתחייבויות חוזיות, תקלות, תיקונים ומענה לדרישות כל הגורמים המעורבים בפרויקט
- הגברת רמת השקיפות של הנתונים ושל דיווחים על התקדמות
- גמישות ביכולת השיתוף של הגורמים השונים בשלבי הפרויקט
- מתן תשתית אוטומטית שבה יכולים הגורמים השונים לקבל תמונת מצב עדכנית
כלי הניהול והטכנולוגיה המשולבים בתוכנה לניהול פרויקטים, מפנים את הקשב של מנהל הפרויקט ומאפשרים לו להתרכז במשימות הניהול המהותיות שלו:
- שימוש במידע פרויקטלי כדי לבצע תכנון וחיזוי לגבי עמידה ביעדי תזמון ותקציב
- יכולת בקרה ושליטה מכל מקום ובכל מצב
- שיפור איכות ועמידה ביעדים באמצעות קבלת תמונה שלמה של כל רכיבי הפרויקט או הפרויקטים – הן ברמה אסטרטגית ועד לרמת הניתוח של הפעילות היחידה
- ניתוח מתקדם של מצב הפרויקט על בסיס מידע משולב על תקציב, תזמון, משימות, רכש ואיכות
- שליטה מלאה על התקדמות הפרויקט או הפרויקטים על בסיס קבלת מידע רלוונטי ושוטף מכלל השותפים – תוכניות, הצעות מחיר, יומני עבודה, כתבי כמויות ועוד.
- ביצוע מעקב אפקטיבי אחר ביצוע של החלטות ומשימות שהוקצו לצוותים.
