כל מה שצריך לדעת על מערכת מידע הנדסית

ניהול נכון של תקציבים ופרויקטים באמצעות מערכת מידע

הרבה לפני שנוצלה שעת עבודה אחת או שהמשאיות התחילו לנסוע לאתר – הצלחה או כישלון בפרויקט כבר נקבעו. עוד בשלב התכנון, ובעיקר בשלב תכנון התקציב לפרויקט, נקבעות מראש אבני הדרך, קנה המידה להצלחה, יעדי הפרויקט והיכולת לעמוד הן בלוח הזמנים והן ברווחיות.

ניהול נכון של תקציבים ופרויקטים באמצעות מערכות תוכנה, מאפשר למנהל הפרויקט לבצע תכנון מוקדם בכמה רבדים, ולהגיע לרמת ניהול איכותית תוך שמירה על מסגרת התקציב וייעול הניצול.

ראשית, ניהול נכון של תקציבים ופרויקטים באמצעות מערכות מידע ניתן לתכנן את מהלך הפרויקט ואת הסעיפים התקציביים הרלוונטיים – הכנסות, הוצאות, קצב ההכנסות וגיבוש תוכנית עבודה מעשית – קביעת יעדים ומדדי ביצוע.

בנוסף, באמצעות התוכנה נקבעים גם רכיבי המעקב שמאפשרים בקרה תקציבית וניהול הכספים במהלך הפרויקט.

ניהול נכון של תקציבים ופרויקטים באמצעות מערכת מידע – שיפור משמעותי בניהול עסקי ועמידה בתוצאות

בעוד שהתכנון התקציבי לפרויקט הוא רק תחזית, מערכת מידע לניהול תקציב בזמן אמת מאפשרת לוודא כי כל הפעולות מתנהלות לפי היעדים שהוגדרו.

מערכת מידע מאפשרת בקרה תקציבית והיא כלי ניהולי המאפשר:

• תכנון יעיל של רכיבים כספיים והצבת יעדים בני מדידה
• לתכנן את רמת הסיכונים הצפויים במהלך הפרויקט
• לקבל תמונה מלאה בזמן אמיתי לצורך שליטה הדוקה על סעיפים ההוצאות השונים
• לזהות במהירות ואף מראש, חריגות ולתכנן מענה רלוונטי
• לתכנן ולעקוב אחר שיעורי הרווחיות בפרויקט

לאחר שלב התכנון – ניהל נכון של תקציבים ופרויקטים באמצעות מערכת מידע היא ניהול אפקטיבי בזמן אמיתי

ניהול התקציב של מספר פרויקטים בו זמניים, הופך להיות קריטי להצלחת הפרויקטים והחברה כולה. באמצעות מערכת מידע הכוללת תוכנה לניהול תקציב, ניתן לקבל החלטות ניהוליות רלוונטיות, בזמן, על בסיס מידע מעודכן ואמין. כך, ניהול נכון של תקציבים באמצעות מערכת מידע מאפשר:

• בקרה תקציבית על תזרים המזומנים של הפרויקט וקבלת שליטה מלאה על כל סעיפי ההוצאה כמו למשל חומרי גלם, הוצאות שכר וקבלני משנה.
• אפשרות לזהות מראש מגמות בתוך הפרויקט, על בסיס קצב הוצאות, חריגות וקבלת נתונים כמו כתבי כמויות ויומני עבודה
• קבלת תמונה מלאה של תקציבים רלוונטיים על בסיס כל הנתונים
• שיפור קצב צריכת המשאבים ותזרים הכספים לפרויקט
• קבלת תמונה עדכנית של תקציב הפרויקט –תשלומים, הוצאות ותת הוצאות, תוכנית להוצאות עתידיות, חריגות, עיכובים ועוד.

היכולת לתזמן את כל הפעילויות והמשאבים כך שכל המשימות תבוצענה, ללא בזבוז זמן וכפילויות הן מה שמבדיל בין פרויקט ריווחי ומצליח לבין כישלון עסקי. תוכנה לניהול תקציב מאפשרת זיהוי מוקדם של כפילות מימון וגם זיהוי אפשריות לחסכון בהוצאות.

עבור ארגונים, המנהלים מספר פרויקטים בו זמנית, ניהול תקציב היא  פעילות קריטית מכיוון שיש להם צורך מתמיד לזהות את רווחיות לפרויקט ואת שלל ההוצאות וההכנסות המתגלגלות במהלך ביצוע הפרויקט. היכולת הפרקטית של בקרה תקציבית שמקנה תוכנה לניהול תקציב פרויקטלי, מאפשר לזהות תכנון מול ביצוע, הפרשים ואירועים העשויים להיות מסוכנים לתזרים ולרווחיות הפרויקט כולו.

מערכת מידע לניהול תקציבים ופרויקטים – תשתית אחידה לניהול אפקטיבי

תוכנה לניהול תקציבי היא לרוב, רכיב במערכת ניהול פרויקטים כוללת המאפשרת ניהול פרויקטים במסגרת מידע אחת, המרכזת את כל נתוני הפרויקט תחת קורת גג אחת ומאפשרת שליטה מלאה בכל נתוני הפרויקט.

רכיבים קריטיים, הכלולים בניהול נכון של תקציבים ופרויקטים באמצעות מערכת מידע

כאשר אתם בוחנים מערכות מידע עסקיות ובייחוד מערכות לניהול תקציבים פרויקטליים, חשוב לוודא כי המערכת כוללת את הרכיבים הבאים:

• שליטה ומעקב אחר תשלומים בפרויקט
• הצגה ועבודה עם מדדי בסיס
• מתן אפשרות תקצוב של עבודות נוספות בפרויקט
• יכולת ריכוז של כל נתוני התקציב ואפשרות הצגה למנהלים ומקבלי החלטות
• אפשרות הצגה ונגישות לכל סעיפי התקציב בכל הפרויקטים
• יכולת בקרה תקציבית – באמצעות ריכוז וניהול הצעות מחיר, חשבוניות, כתבי כמויות ויומני עבודה
• ממשק לקליטת נתונים ממערכות ניהול חשבונות ומערכות פרויקטליות אחרות.

מערכת מידע פרויקטליית של MAXWEB מעניקה למנהלי הפרויקטים את תמונת המצב התקציבית המעודכנת ואת היכולת לבקר את התקציב הפרויקטלי באופן אפקטיבי.

תשתית המידע האחידה של תוכנה לניהול תקציבים ופרויקטים מאפשרת גם:

• לבצע גיבוי נתונים ומסמכים
• לייעל עבודה ולחסוך משמעותית בהוצאות פרויקט
• לשפר בצורה מהותית את התקשורת בין כל המשתתפים בפרויקט
• לבצע ניהול אפקטיבי ויעיל של פרויקט יחיד או מספר פרויקטים בו זמנית
• לשמר ידע לפרויקטים עתידיים

בשילוב עם תוכנת אחזקה ומערכת לניהול פרויקטים הנדסיים, MAXWEB מאפשרת למנהלי פרויקטים ניהול נכון של תקציבים ופרויקטים בכל רמת מורכבות.