כל מה שצריך לדעת על מערכת מידע הנדסית

כאשר שואלים מנהלי פרויקטים, מהו הדבר החשוב ביותר לניהול פרויקט, רובם יאמרו – כדי לנהל פרויקט, אני צריך לקבל תמונה מלאה של כל מה שקורה שם.

ניהול פרויקטים הנדסיים במאה ה-21 – עתיר מידע, מורכב, מהיר, תובעני ורב משתתפים בסביבה משתנה

ארגונים וכמובן מנהלי פרויקטים הנדסיים, מתמודדים עם שטף מידע מהיר, רמת מורכבות גבוהה ועם צורך להגיב במהירות לשינויים ופעילויות בו זמניות. כמות הנתונים הזמינה והנאספת לכל פרויקט צומחת במהירות ודורשת תשומת לב רבה.

ללא יכולת לאסוף את המידע, לקבל תמונה כוללת, להציג את כל הקישורים, לנטר ולפקח בזמן אמיתי, עבדותו של מנהל הפרויקט הופכת לריכוז וסנכרון נתונים ודיווחים, כך שלא נותר לו זמן כדי לעשות את משימתו העיקרית – לנהל פרויקט. בכך הוא מועד לכישלון.

מערכת מידע הנדסי – מפתח להצלחה בניהול פרויקטים

מערכת מידע הנדסי היא כלי תשתית בסיסי, המאפשר לנהל פרויקטים הנדסיים בכל רמת מורכבות. יתרה מזאת, ריבוי הפרטים והפעילויות, בשילוב טכנולוגיות רבות, הופך את המערכת המידע ההנדסי לכלי עבודה ללא תחליף. הדבר נכון שבעתיים כאשר מדובר בניהול מספר רב של מערכות או פרויקטים, בו זמנית.

מערכת מידע הנדסי, מציעה לארגון פתרון אחיד ואפקטיבי לאיחוד, ריכוז, שמירה וגיבוי של כל הנתונים הרלוונטיים, הנחוצים לביצוע עבודות הנדסיות.

כך, מאפשרת המערכת הזנה ואיסוף של כל סוגי הנתונים הנחוצים לתיכנון, בקרה וביצוע, ביצוע גיבוי אוטומטי וניהול הרשאות גישה ודיווח לכל בעלי העניין בפרויקט או בארגון. הנגשת המידע הפרויקטלי ברמה האירגונית, תוך קישור המידע למערכות מידע אחרות, מקצר תהליכים, משמר מידע פרויקטלי ומאפשר בקרה ופיקוח בזמן אמיתי. בנוסף, מערכת מידע הנדסי מאפשרת לכל המשתתפים, נגישות לכל הנתונים הנחוצים, תוך מתן הרשאות רלוונטיות, מכל מקום ובכל זמן נתון. הנגישות, משפרת משמעותית הן ביצועים והן את התקשורת, בין כל המשתתפים במשימות.

מערכת מידע הנדסי כוללת בדרך כלל את הרכיבים הבאים:

  • מערכת תכנון פרויקטלי, הכוללת תקציב וניהול לוחות זמנים
  • תשתית ניהולית לטיפול באירועים שוטפים
  • פלטפורמה לתקשורת פנים ארגונית ועבודה עם קבלני משנה ויועצים חיצוניים
  • ניהול ובקרת תקציב פרויקטלית
  • ממשק ריכוז נתונים ודיווח למקבלי החלטות
  • ניהול רכש ולוגיסטיקה
  • מערכת לבקרת וניהול איכות

יתרונות הטמעת מערכת מידע הנדסי בארגון או בעבודה פרויקטלית

  • היכולת לרכז את כל פעילויות הפרויקט, יצירת ממשק עם קבלני משנה ומומחים חיצוניים, תוך מתן דיווח שוטף למקבלי החלטות ולגורמי הנהלה, משפרת בצורה משמעותית את סיכוי ההצלחה בתהליכי עבודה, מציעה מערכת אחידה, המשותפת לכל בעלי העניין – הן בארגון והן מחוצה לו וכן מאפשרת חיבור וסינכרון בין מערכות ארגוניות שונות ומידע מסוגים שונים בתשתית אחידה.
  • באמצעות מערכת מידע הנדסי, ניתן לדוגמה, לחבר גם את ניהול קבלני המשנה וגם את מערכת המידע הפיננסית של הארגון ואת מערכת ניהול המלאי. כך, באמצעות מערכת מידע הנדסי, הופך ניהול פרויקטים ומידע מורכב לחלק אורגני מתמונת המידע הארגונית ומתאפשרת בקרה ופיקוח במסגרת ארגונית כוללת.
  • כאשר ארגון מנהל מספר פרויקטים בו זמנית וכאשר שיטת העבודה היא מטריציונית, בין כל המחלקות יש הגיון באימוץ והטמעה של מערכת מידע הנדסי לצורכי סנכרון ויעילות.
  • בנוסף להיותה הכלי הרלוונטי לניהול יעיל, תתפקד מערכת מידע הנדסי גם ככלי תקשורת פנים ארגוני, ותשקף את כלל הפעילות של כל בעלי העניין, הן ברמת הדיווח, הן ביכולת הפיקוח והבקרה והן בניהול האישורים לשלבי הביצוע.
  • מערכת תוכנה הנדסי יוצרת תשתית אחידה, המאפשרת יצירה של ערוץ תקשורת ארגונים אחיד ויחיד לכל משתתפי הפרויקטים, קישור למערכות דואר ארגוני ומאגרי מידע שונים, ריכוז כל הנתונים למקום אחד שבו קיימת נגישות לכל המשתתפים ומערכת הפצת מידע משולבת.
  • מערכת מידע הנדסי, מציעה לארגון פתרון אחיד ואפקטיבי לאיחוד, ריכוז, שמירה וגיבוי של כל נתוני הפרויקט. כך, מאפשרת המערכת הזנה ואיסוף של כל סוגי הנתונים, ביצוע גיבוי אוטומטי וניהול הרשאות גישה ודיווח לכל בעלי העניין בפרויקט או בארגון.

 

 

תוכנה לניהול פרויקטים

ניהול פרויקטים באמצעות מערכות מידע

בואו נאמר זאת בגלוי – היום, במאה ה-21, אין שום דרך יעילה וחכמה לנהל פרויקט, וכמובן מספר פרויקטים, ללא מערכות מידע. ניהול פרויקטים ללא מערוכת מידע הוא לא ניהול, אלא מרדף תמידי, אחר דיווחים, נתונים, אישורים ומסמכים.

ניהול פרויקטים באמצעות מערכות מידע הוא הדרך היעילה, החכמה והאפקטיבית ביותר להשגת יעדים ארגוניים, ניהול משאבים נכון, בקרה תקציבית ועמידה באבני דרך פרויקטליות וכמובן, הצגת תוצאות והבסת המתחרים בשוק. ניהול פרויקטים באמצעות מערכות מידע מרכז עבור מנהל הפרויקט את כל נתוני היסוד של הפרויקט, כולל תכנון מול ביצוע. כאשר עומדת לרשות מנהל הפרויקט, מערכת מידע לניהול פרויקטים, כל נתוני הפרויקט נמצאים במרחק לחיצת מקש בטלפון ובמקלדת. כך, נחסך זמן רב על ישיבות סנכרון, המתנה לדיווחים מהשטח וקבלת נתונים מעודכנים.

מנהל, המבצע ניהול פרויקטים באמצעות מערכות מידע, מסוגל להתרכז ולעמוד במשימות ניהול הפרויקט:

  • מתן תיעדוף על בסיס לוח זמנים בפועל
  • קבלת דיווחים באופן מרוכז מכל המשתתפים
  • זיהוי צווארי בקבוק ומגמות העלולות לפגוע ברווחית הפרויקטים
  • תכנון מול ביצוע – מעקב אחר לוחות זמנים
  • תכנון תקציבי ובקרה – שליטה על הוצאות, הכנסות וסעיפי תקציב קריטיים
  • שליטה ובקרה על ביצועים בפועל – יומני עבודה, כתבי כמויות, מכרזים ועוד

ניהול פרויקטים באמצעות מערכות מידע מציב לרשות המנהל מגוון כלי ניהול אפקטיביים:

  • ניהול ומעקב אחר יומני עבודה
  • מערכת בקרת איכות
  • ניהול תיקיות קבלן – ריכוז מידע פרויקטלי עבור כל קבלן
  • מערכת לוחות זמנים – ניהול ותחזוקת גאנט פרויקטלי
  • מערכת תקשורת ארגונית פרויקטלית
  • ניהול תכניות פרויקט
  • ניהול ובקרה של רשימת הפרויקטים – ברמת תזמון ומשימות
  • מערכת אישור פריטים פרויקטליים
  • ביצוע פיקוח עליון
  • דוחות על נתוני הפרויקט

ניהול פרויקטים באמצעות מערכות מידע – גמישות ניהולית ושליטה

יכולת הצלחה ניהולית של פרויקט נמדדת ברמת התגובה לשינויים במהלך תכנון וביצוע פרויקטים.

כמו כן, פרויקטים מודרניים נדרשים לרמות דיווח רבות ושונות ומשתתפים בהם גורמים שעד כה לא נטלו בכך חלק. ניהול פרויקטים באמצעות מערכות מידע מאפשר למנהל:

  • מתן תשתית אוטומטית שבה יכולים הגורמים השונים לקבל תמונת מצב עדכנית
  • יכולת מעקב פרטנית והדוקה על אירועים קריטיים, בכל זמן נתון
  • גמישות ביכולת השיתוף של הגורמים השונים בשלבי הפרויקט
  • הגברת רמת השקיפות של הנתונים ושל דיווחים על התקדמות
  • נגישות מהירה לכל נתוני הפרויקט, בכל רמה, לכל סוג – מסמכים, גיבויים, מידע היסטורי, יומנים וכיו”ב

כלי הניהול והטכנולוגיה המשולבים במערכות מידע לניהול פרויקטלי, מפנים את הקשב של מנהל הפרויקט ומאפשרים לו להתרכז במשימות הניהול המהותיות שלו:

  • יכולת בקרה ושליטה מכל מקום ובכל מצב
  • שיפור איכות ועמידה ביעדים באמצעות קבלת תמונה שלמה של כל רכיבי הפרויקט או הפרויקטים – הן ברמה אסטרטגית ועד לרמת הניתוח של הפעילות היחידה
  • ניתוח מתקדם ומהיר של מצב הפרויקט על בסיס מידע משולב על תקציב, תזמון, משימות, רכש ואיכות
  • שליטה מלאה על התקדמות הפרויקט או הפרויקטים על בסיס קבלת מידע רלוונטי ושוטף מכלל השותפים – תכניות, הצעות מחיר, יומני עבודה, כתבי כמויות ועוד.
  • שימוש במידע פרויקטלי כדי לבצע תכנון וחיזוי לגבי עמידה ביעדי תזמון ותקציב
  • ביצוע מעקב אפקטיבי אחר ביצוע של החלטות ומשימות שהוקצו לצוותים.

ניהול פרויקטים באמצעות מערכות מידע – ערובה לשימור מידע ארגוני

באמצעות מערכות מידע המנטרות, עוקבות ואוספות את כל המידע הארגוני הרלוונטי, מתאפשר שימור הידע הפרויקטלי והארגוני, באופן נגיש ואחיד. מערכות המידע מאפשרות אירכוב וקיטלוג נתונים, תוך יצירת גיבוי ואבטחה. באופן זה, מתאפשרת למידה, ביצוע תחקיר, חקירת ביצועים ובניית תשתית מידע לצורך שימוש בפרויקטים עתידיים.

 

 

תוכנה לניהול פרויקטים

ניהול נכון של תקציבים ופרויקטים באמצעות מערכת מידע

הרבה לפני שנוצלה שעת עבודה אחת או שהמשאיות התחילו לנסוע לאתר – הצלחה או כישלון בפרויקט כבר נקבעו. עוד בשלב התכנון, ובעיקר בשלב תכנון התקציב לפרויקט, נקבעות מראש אבני הדרך, קנה המידה להצלחה, יעדי הפרויקט והיכולת לעמוד הן בלוח הזמנים והן ברווחיות.

ניהול נכון של תקציבים ופרויקטים באמצעות מערכות תוכנה, מאפשר למנהל הפרויקט לבצע תכנון מוקדם בכמה רבדים, ולהגיע לרמת ניהול איכותית תוך שמירה על מסגרת התקציב וייעול הניצול.

ראשית, ניהול נכון של תקציבים ופרויקטים באמצעות מערכות מידע ניתן לתכנן את מהלך הפרויקט ואת הסעיפים התקציביים הרלוונטיים – הכנסות, הוצאות, קצב ההכנסות וגיבוש תוכנית עבודה מעשית – קביעת יעדים ומדדי ביצוע.

בנוסף, באמצעות התוכנה נקבעים גם רכיבי המעקב שמאפשרים בקרה תקציבית וניהול הכספים במהלך הפרויקט.

ניהול נכון של תקציבים ופרויקטים באמצעות מערכת מידע – שיפור משמעותי בניהול עסקי ועמידה בתוצאות

בעוד שהתכנון התקציבי לפרויקט הוא רק תחזית, מערכת מידע לניהול תקציב בזמן אמת מאפשרת לוודא כי כל הפעולות מתנהלות לפי היעדים שהוגדרו.

מערכת מידע מאפשרת בקרה תקציבית והיא כלי ניהולי המאפשר:

  • תכנון יעיל של רכיבים כספיים והצבת יעדים בני מדידה
  • לתכנן את רמת הסיכונים הצפויים במהלך הפרויקט
  • לקבל תמונה מלאה בזמן אמיתי לצורך שליטה הדוקה על סעיפים ההוצאות השונים
  • לזהות במהירות ואף מראש, חריגות ולתכנן מענה רלוונטי
  • לתכנן ולעקוב אחר שיעורי הרווחיות בפרויקט

לאחר שלב התכנון – ניהל נכון של תקציבים ופרויקטים באמצעות מערכת מידע היא ניהול אפקטיבי בזמן אמיתי

ניהול התקציב של מספר פרויקטים בו זמניים, הופך להיות קריטי להצלחת הפרויקטים והחברה כולה. באמצעות מערכת מידע הכוללת תוכנה לניהול תקציב, ניתן לקבל החלטות ניהוליות רלוונטיות, בזמן, על בסיס מידע מעודכן ואמין. כך, ניהול נכון של תקציבים באמצעות מערכת מידע מאפשר:

  • בקרה תקציבית על תזרים המזומנים של הפרויקט וקבלת שליטה מלאה על כל סעיפי ההוצאה כמו למשל חומרי גלם, הוצאות שכר וקבלני משנה.
  • אפשרות לזהות מראש מגמות בתוך הפרויקט, על בסיס קצב הוצאות, חריגות וקבלת נתונים כמו כתבי כמויות ויומני עבודה
  • קבלת תמונה מלאה של תקציבים רלוונטיים על בסיס כל הנתונים
  • שיפור קצב צריכת המשאבים ותזרים הכספים לפרויקט
  • קבלת תמונה עדכנית של תקציב הפרויקט –תשלומים, הוצאות ותת הוצאות, תוכנית להוצאות עתידיות, חריגות, עיכובים ועוד.

 

היכולת לתזמן את כל הפעילויות והמשאבים כך שכל המשימות תבוצענה, ללא בזבוז זמן וכפילויות הן מה שמבדיל בין פרויקט ריווחי ומצליח לבין כישלון עסקי. תוכנה לניהול תקציב מאפשרת זיהוי מוקדם של כפילות מימון וגם זיהוי אפשריות לחסכון בהוצאות.

עבור ארגונים, המנהלים מספר פרויקטים בו זמנית, ניהול תקציב היא  פעילות קריטית מכיוון שיש להם צורך מתמיד לזהות את רווחיות לפרויקט ואת שלל ההוצאות וההכנסות המתגלגלות במהלך ביצוע הפרויקט. היכולת הפרקטית של בקרה תקציבית שמקנה תוכנה לניהול תקציב פרויקטלי, מאפשר לזהות תכנון מול ביצוע, הפרשים ואירועים העשויים להיות מסוכנים לתזרים ולרווחיות הפרויקט כולו.

מערכת מידע לניהול תקציבים ופרויקטים – תשתית אחידה לניהול אפקטיבי

תוכנה לניהול תקציבי היא לרוב, רכיב במערכת ניהול פרויקטים כוללת המאפשרת ניהול פרויקטים במסגרת מידע אחת, המרכזת את כל נתוני הפרויקט תחת קורת גג אחת ומאפשרת שליטה מלאה בכל נתוני הפרויקט.

 

רכיבים קריטיים, הכלולים בניהול נכון של תקציבים ופרויקטים באמצעות מערכת מידע

כאשר אתם בוחנים מערכות מידע עסקיות ובייחוד מערכות לניהול תקציבים פרויקטליים, חשוב לוודא כי המערכת כוללת את הרכיבים הבאים:

  • שליטה ומעקב אחר תשלומים בפרויקט
  • הצגה ועבודה עם מדדי בסיס
  • מתן אפשרות תקצוב של עבודות נוספות בפרויקט
  • יכולת ריכוז של כל נתוני התקציב ואפשרות הצגה למנהלים ומקבלי החלטות
  • אפשרות הצגה ונגישות לכל סעיפי התקציב בכל הפרויקטים
  • יכולת בקרה תקציבית – באמצעות ריכוז וניהול הצעות מחיר, חשבוניות, כתבי כמויות ויומני עבודה
  • ממשק לקליטת נתונים ממערכות ניהול חשבונות ומערכות פרויקטליות אחרות.

 

מערכת מידע פרויקטליית של MAXWEB מעניקה למנהלי הפרויקטים את תמונת המצב התקציבית המעודכנת ואת היכולת לבקר את התקציב הפרויקטלי באופן אפקטיבי.

תשתית המידע האחידה של תוכנה לניהול תקציבים ופרויקטים מאפשרת גם:

  • לבצע גיבוי נתונים ומסמכים
  • לייעל עבודה ולחסוך משמעותית בהוצאות פרויקט
  • לשפר בצורה מהותית את התקשורת בין כל המשתתפים בפרויקט
  • לבצע ניהול אפקטיבי ויעיל של פרויקט יחיד או מספר פרויקטים בו זמנית
  • לשמר ידע לפרויקטים עתידיים

בשילוב עם תוכנת אחזקה ומערכת לניהול פרויקטים הנדסיים, MAXWEB מאפשרת למנהלי פרויקטים ניהול נכון של תקציבים ופרויקטים בכל רמת מורכבות.

מערכות מידע הנדסיות