למה לנהל פרויקטים קטנים באמצעות תוכנה לניהול פרויקטים?

MAXPRO – אין פרויקט שהוא קטן מדי לניהול באמצעות תוכנה לניהול פרויקטים

פעמים רבות, אנו נתקלים בשאלה שמופנית אלינו על ידי בעלי מקצוע – למה לי כזאת מערכת? יש לי פרויקטים קטנים ואני יודע לעשות הכל לבד.

הנה החדשות ועיקרן תחילה – אין פרויקטים קטנים ואין פרויקטים גדולים. יש פרויקט שיש לו לוח זמנים, חומרים, ספקים, תקציב, אילוצים ומשימות שצריכות להתבצע.

בין אם מדובר בפרויקט של אלפי שעות ומיליוני שקלים או בין אם מדובר במספר משימות מועט למשך זמן קצר – יכולת ניהול אפקטיבית מבדילה בין סיום בזמן וברווח לבין מתן דוחות, הסברים וחריגות בתזרים.

יכולת הגמישות והרגישות לתקלות בפרויקט קטן נמוכה יותר מאשר בפרויקט גדול שבו יש די זמן כדי לתקן או מספיק תקציב כדי לבצע שיפורים ותוספות. בפרויקט בהיקף קטן, אין מקום לביצוע תקלות וכל עיכוב או חישוב לא נכון של משאבים ותשומות עלול לסכן הן את תזרים המזומנים לפרויקט או לגרום לגלישה מלוח הזמנים המתוכנן.

בפרויקט קטן כל תקלה היא אירוע גדול שאנו לא יכולים להרשות לעצמנו.

הנה חמש סיבות טובות לנצל את היכולות של MAXPRO כדי לנהל פרויקט בהיקף קטן

מערכת תוכנה לניהול פרויקטלי – תשתית אחידה ואפקטיבית

מערכת תוכנה לניהול פרויקטלי היא תשתית מידע משולבת המאפשרת:

• לרכז את כל נתוני הפעילות במקום אחד – כל סוגי המידע מרוכזים במקום אחד, נגיש.
• לבצע בקרה תקציבית – באמצעות ריכוז וניהול הצעות מחיר, חשבוניות, כתבי כמויות ויומני עבודה
• לקבל שליטה מלאה על יומני העבודה של אנשי המקצוע המשתתפים בפרויקט וכן קבלני המשנה.
• לייצר תמונה מלאה של הגאנט הפרויקטלי – איזה משימות מתבצעות מתי והיכן
• לקבל נגישות מלאה לכל סוגי המידע – כתבי כמויות, מסמכים הנדסיים, הצעות מחיר, שרטוטים, תמונות וכיו"ב

כל המידע הפרויקטלי במקום אחד – בכל מקום ובכל מצב

שימוש במערכת ניהול מרכזת את כל סוגי המידע בפרויקט במקום אחד וכך כמנהל פרויקט, יש בידיך תמונה מלאה וכן יכולת:

• לקבל באופן מיידי תמונת מצב ברורה ועדכנית בכל שלב
• לבצע שליטה ובקרה של כל אספקט פרויקטלי
• לנהל לוחות זמנים ולקבל צפי לגמר משימות וגמר פרויקט
• להטמיע שיטת עבודה בין כל המשתתפים בפרויקט – עובדי חברה, עובדי חוץ וקבלני משנה
• למנוע כפילות וחפיפות בין משימות
• לשפר באופן משמעותי את תהליך קבלת ההחלטות הניהוליות בפרויקט

חסכון משמעותי בזמן

הקשב הניהולי שלך כמנהל פרויקט הוא הנכס המשמעותי ביותר שברשותך. באמצעות עבודה עם מערכת ניהול פרויקטים, נחסך הזמן ותשומת הלב שמוקדשים לאיסוף מסמכים ודיווחים, איתור מידע רלוונטי לפרויקט, חיפוש בין מסמכי הצעות מחיר וחשבוניות או תמונות.

במקום לעסוק בניהול וריכוז מידע, מערכת ניהול פרויקטלית מאפשרת לך להתמקד בניהול הפרויקט. כאשר כל הנתונים נמצאים בהישג יד – במחשב, בטאבלט או בנייד – אין צורך בתיוק, בחיפוש וצילום מסמכים או בנבירה בין מיילים ותיקיות.

יכולת מערכת ניהול הפרויקטים של MAXWEB לנהל את המסמכים, התקציב, לוחות הזמנים ויומני העבודה, מקפיצה את הפרויקט לרמת יעילות חדשה מכיוון שמעתה, ניתן להקדיש את מלוא הזמן לניהול המידע הפרויקטלי ולהתמקד בניהול – ביצוע תיעדוף וקבלת החלטות.

שימור ידע פרויקטלי באופן מרוכז, נגיש ומגובה

גם בניהול פרויקט קטן, תשתית מידע אחידה של מערכת תוכנה פרויקטלית מאפשרת:

• לשמר ידע לפרויקטים עתידיים
• לבצע גיבוי נתונים ומסמכים
• לשפר את איכות הביצוע באמצעות יכולת תחקור על בסיס הנתונים במערכת
• לייעל עבודה ולחסוך משמעותית בהוצאות פרויקט
• לשפר בצורה מהותית את התקשורת בין כל המשתתפים בפרויקט

מערכת ניהול פרויקטים – המשרד שנמצא תמיד איתך

כאשר אתה נמצא בשטח, בנסיעה או מחוץ לעיר, כל הנתונים נמצאים איתך בהישג יד. מערכת התוכנה מאפשרת לך, כמנהל פרויקט, לקבל נגישות מיידית לכל מסמכי הפרויקט, כתבי הכמויות, שרטוטים ותכתובת המיילים. בכל רגע נתון, ניתן לראות את הצעות המחיר, לעקוב אחר תכנון מול ביצוע ולאשר תשלומים להנהלת החשבונות שלך. כאשר אתה משתף פעולה עם גורמים אחרים בפרויקט – קבלני משנה, אנשי מקצוע, יועצים – יש לך תמונת פרויקט מלאה ויכולת לשלוט בכל הנתונים כדי להביא את הפרויקט שלך לסיום מוצלח – בזמן ובתקציב.

יתרונות שמציעה מערכת תוכנה לניהול פרויקטים

תחילת עבודה עם מערכת תוכנה לניהול פרויקטים או הטמעת מערכת חדשה בשיטת התפעול הארגונית שלך, היא החלטה מורכבת שמשפיעה על כל היבטי הביצוע ובעיקר – על הצלחת ניהול הפרויקטים של החברה.

בעולם עתיר המידע שבו אנו מתפקדים כיום, ובקצב השינויים שארגונים נדרשים להתמודד, מערכת ניהול פרויקטים היא כורח.

תוכנה לניהול פרויקטים מעניקה שליטה מלאה בתמונת הפרויקטים – הן בשלב התכנון והן בשלב הביצוע, תוך ריכוז אחיד, מסונכרן ואפקטיבי של כל נתוני הפרויקט – תחת קורת גג אחת, עם ממשק נוח, בכל רגע נתון.

ניהול פרויקטים מודרני באמצעות מערכת תוכנה – עוברים מסינכרון לניהול

כיום, מנהלי פרויקטים מתמודדים עם צמיחה מהירה על טכנולוגיות וסביבה עתירת שינויים ואילוצים. שטף המידע וכמות הנתונים לכל פרויקט צומחת במהירות ודורשת תשומת לב רבה.

ללא כלי עבודה כמו תוכנה לניהול פרויקטים, מנהל הפרויקט עוסק רוב הזמן בריכוז וסנכרון נתונים ודיווחים, כך שלא נותר לו זמן כדי לעשות את משימתו העיקרית – לנהל פרויקט.

תוכנה לניהול פרויקטים – מכפיל כוח טכנולוגי לניהול פרויקטים אפקטיבי בארגון

תוכנה אפקטיבית לניהול פרויקטים משלבת את כל הרכיבים המאפשרים ניהול מיטבי:

• מערכת תכנון פרויקטלי – תקציב, לוח זמנים
• תשתית ניהולית לטיפול באירועים שוטפים ויומני עבודה

• פלטפורמה לתקשורת פנים ארגונית ועבודה עם קבלני משנה ויועצים חיצוניים
• ניהול ובקרת תקציב פרויקטלית
• ממשק ריכוז נתונים ודיווח למקבלי החלטות
• ניהול רכש ולוגיסטיקה

באמצעות כלי הניהול המשולבים במערכת ניהול הפרויקטים, מסוגל מנהל הפרויקט לפנות את כל הקשב שלו ל:

• תכנון מול ביצוע – מעקב אחר לוחות זמנים
• תכנון תקציבי ובקרה – שליטה על הוצאות, הכנסות וסעיפי תקציב קריטיים
• שליטה ובקרה על ביצועים בפועל – יומני עבודה, כתבי כמויות, מכרזים ועוד
• מתן תעדוף על בסיס לוח זמנים בפועל
• קבלת דיווחים באופן מרוכז מכל המשתתפים
• זיהוי צווארי בקבוק ומגמות העלולות לפגוע בריווחית הפרויקט

כל הכלים הניהולים – במערכת משולבת, מרוכזת ונגישה

בתוכנה לניהול פרויקטים עומדים לרשות המנהל כלים המאפשרים:

• מערכת תקשורת ארגונית ופרויקטלית
• ניהול תוכניות פרויקט
• ניהול ובקרה של רשימת הפרויקטים – ברמת תזמון ומשימות
• ניהול ומעקב אחר יומני עבודה
• מערכת בקרת איכות
• ניהול תיקיות קבלן – ריכוז מידע פרויקטלי עבור כל קבלן
• מערכת לוחות זמנים – ניהול ותחזוקת גאנט פרויקטלי
• מערכת אישור פריטים פרויקטליים
• ביצוע פיקוח עליון
• דוחות על נתוני הפרויקט

גמישות ניהולית באמצעות מערכת תוכנה לניהול פרויקטים

יכולת הצלחה ניהולית של פרויקט נמדדת ברמת התגובה לשינויים במהלך תכנון וביצוע פרויקטים.

כמו כן, פרויקטים מודרניים נדרשים לרמות דיווח רבות ושונות ומשתתפים בהם גורמים שעד כה לא נטלו בכך חלק. מערכת ניהול פרויקטים מאפשרת למנהל:

• גמישות ביכולת השיתוף של הגורמים השונים בשלבי הפרויקט
• הגברת רמת השקיפות של הנתונים ושל דיווחים על התקדמות
• מתן תשתית אוטומטית שבה יכולים הגורמים השונים לקבל תמונת מצב עדכנית
• יכולת מעקב פרטנית והדוקה על אירועים קריטיים, בכל זמן נתון
• מעקב אחר טיפול וביצע בהתחייבויות חוזיות, תקלות, תיקונים ומענה לדרישות הדיירים

חסכון משמעותי במשאבי הפרויקט – זמן, תקציב, משאבים

מערכת ניהול פרויקטים מעניקה למנהלים ולמקבלי ההחלטות תמונה מסונכרת ומעודכנת לגבי הנעשה בפרויקט – בכל רמת ניתוח שיבחרו. באמצעות מתן שליטה מלאה על כל נתוני הפרויקט, ניתן לזהות בעוד מועד באירועים כגון:

• כפילויות בהקצאת תקציבים או משאבים
• ביצוע חסר מול בנק שעות או מול תקציב מוקצה
• הקצאות עודף או חסר של משאבים למשימות
• תת ביצוע ואי עמידה ביעדי ביצוע
• איתור משאבי פרויקט שאינם מנוצלים ב-100% תפוקה
• זיהוי מגמות המשפיעות על תזרים המזומנים הפרויקטלי
• זמינות המידע ואיתור המגמות מאפשרות לקבל החלטות מושכלות ולנצל טוב יותר את משאבי הפרויקט הרלוונטיים. בניהול רב פרויקטלי, מידע זה מאפשר ניצול מיטבי של משאבים והעברתם מפרויקט לפרויקט.

זמינות כל המידע, בכל עת

בין אם אתה במשרד או בדרכים, מערכת ניהול פרויקטים מנגישה לך את כל נתוני הפרויקט בכל מקום, מכל התקן. באמצעות תשתית המערכת:

• ניתנת נגישות לכל נתוני הפרויקט, מכל מקום ולכל השותפים הרלוונטיים
• כל המידע הפרויקטלי מרוכז במקום אחד, המגובה באופן שוטף
• מערכת הניהול היא מרכז הדיווח לכל שותפי הפרויקט, מקבלי החלטות וקבלני המשנה
• חסכון משמעותי בתיוק, צילום ואחסון מסמכי נייר, שרטוטים ותמונות