פתרון כולל לניהול פרויקטים
תוכנת ניהול פרויקטים היא מערכת מידע שמאפשרת ניהול יעיל ואפקטיבי של פרויקט יחיד או מספר פרויקטים, בו זמנית. תוכנה לניהול פרויקטים מאפשרת למנהל הפרויקט ולמקבלי ההחלטות קבלת תמונה מלאה על מצב הפרויקט, יכולת ניתוח תכנון מול ביצוע, יכולת ניהול תקציבי, קבלת תמונה כוללת וביצוע שינויים במהלך ביצוע הפרויקט, תוך כדי מעקב ובקרה. היתרון המהותי של תוכנה לניהול פרויקטים היא בכל שהיא מהווה פתרון כולל לכל צורכי ניהול הפרויקט או הפרויקטים בארגון.
באמצעות הכללת כל הרכיבים הנחוצים לניהול פרויקט אפקטיבי, תוכנה לניהול פרויקטים הופכת לממשק אחיד ויחיד בארגון, שבו מתנהלות כל משימות הפרויקט ואליו מתנקז כל המידע הפרויקטלי הרלוונטי.
פתרון כולל לניהול פרויקטים כולל בדרך כלל את הרכיבים הבאים:
- פלטפורמה לתקשורת פנים ארגונית ועבודה עם קבלני משנה ויועצים חיצוניים
- ניהול ובקרת תקציב פרויקטלית
- ממשק ריכוז נתונים ודיווח למקבלי החלטות
- מערכת תכנון פרויקטלי – תקציב, לוח זמנים
- תשתית ניהולית לטיפול באירועים שוטפים
- ניהול רכש ולוגיסטיקה
- מערכת לבקרת וניהול איכות
בנוסף לפתרון כולל יש גם את היכולת לייצר צומת לזרימת נתונים וטיפול בהם. יכולת זאת מושגת באמצעות:
- תשתית תקשורת אחידה שמאפשרת חיבור של כל מערכות המידע בארגון
- יכולת לעבוד ברשת ארגונית ובאמצעות ענן
- יכולת איסוף, ניטור וגיבוי נתונים
- יכולת עבודה עם סוגי נתונים רבים
- איחוד ממשקים לניתוח והצגת נתונים אפקטיבית בכל רמות הניהול
רכיבים אלה מעניקים למנהל פתרון כולל לניהול פרויקטלי, המרכז עבורו את כל נתוני היסוד של הפרויקט, כולל תכנון מול ביצוע. כאשר עומד לרשות מנהל הפרויקט, פתרון כולל לניהול פרויקטים, כל נתוני הפרויקט נמצאים במרחק לחיצת מקש בטלפון ובמקלדת. כך, נחסך זמן רב על ישיבות סנכרון, המתנה לדיווחים מהשטח וקבלת נתונים מעודכנים.
כעת, מנהל הפרויקט מקבל את הנתונים ומסוגל להתרכז במשימות ניהול הפרויקט:
- זיהוי צווארי בקבוק ומגמות העלולות לפגוע ברווחית הפרויקט
- שליטה ובקרה על ביצועים בפועל – יומני עבודה, כתבי כמויות, מכרזים ועוד
- מתן תיעדוף על בסיס לוח זמנים בפועל
- תכנון מול ביצוע – מעקב אחר לוחות זמנים
- תכנון תקציבי ובקרה – שליטה על הוצאות, הכנסות וסעיפי תקציב קריטיים
- קבלת דיווחים באופן מרוכז מכל המשתתפים
בדרך כלל, פתרון כולל לניהול פרויקטים מעמיד לרשות המנהל יכולות וכלים המאפשרים:
- ניהול ומעקב אחר יומני עבודה
- מערכת בקרת איכות
- ניהול תיקיות קבלן – ריכוז מידע פרויקטלי עבור כל קבלן
- מערכת לוחות זמנים – ניהול ותחזוקת גאנט פרויקטלי
- ניהול תקשורת ארגונית ופרויקטלית
- מערכת אישור פריטים פרויקטליים
- ביצוע פיקוח עליון
- דוחות על נתוני הפרויקט
- ניהול תכניות פרויקט
- ניהול ובקרה של רשימת הפרויקטים – ברמת תזמון ומשימות
פתרון כולל לניהול פרויקטים הוא בדרך כלל מספיק גמיש כדי לאפשר שיטות עבודה שונות, ברמות מחיר שונות. זאת יכולה להיות מערכת שמותקנת בארגון או מערכת המסופקת כשירות על בסיס טכנולוגיית ענן (SAAS). פתרון כולל לניהול פרויקטים מקיף את כל רכיבי המערכת הרלוונטיים ובדרך כלל מכיל גם רכיבים כגון:
- סוגי התקנה שונים במערכות המידע הארגוניות
- יכולת התאמה או קישוריות למערכות ארגוניות קיימות או יכולת קליטה של נתונים בתבנית מסוימת, סנכרון עם מערכות ניהול מלאי וכיו"ב
- ניהול מספר וסוגי המשתמשים במערכת וניהול סוגי ההרשאות
- אינטגרציה של כלל רכיבי מערכת ניהול פרויקטים – בדרך כלל מערכת ניהול פרויקטים מורכבת ממספר רכיבים – מערכת ניהול תקציב, יומני עבודה, ניהול מלאי, ניהול פרויקטים, תקשורת ארגונית, דוחות ורכש. עלות השימוש נגזרת מסוגי הרכיבים שנמצאים בשימוש.
לפתרון כולל לניהול פרויקטים יתרונות רבים
פתרון כולל לניהול פרויקטים מעניק יתרונות רבים למנהל וכן לארגון המאמץ פתרון מסוג זה.
מנהל הפרויקט מקבל את הנתונים ומסוגל להתרכז במשימות ניהול הפרויקט:
- קבלת דיווחים באופן מרוכז מכל המשתתפים
- זיהוי צווארי בקבוק ומגמות העלולות לפגוע בריווחית הפרויקט
- שליטה ובקרה על ביצועים בפועל – יומני עבודה, כתבי כמויות, מכרזים ועוד
- מתן תעדוף על בסיס לוח זמנים בפועל
- תכנון מול ביצוע – מעקב אחר לוחות זמנים
- תכנון תקציבי ובקרה – שליטה על הוצאות, הכנסות וסעיפי תקציב קריטיים
יתרונות השימוש בפתרון כולל לניהול פרויקטים הם בכך שכעת עומדים לרשות המנהל כלים המאפשרים:
- מערכת לוחות זמנים – ניהול ותחזוקת גאנט פרויקטלי
- מערכת אישור פריטים פרויקטליים
- ביצוע פיקוח עליון
- מערכת תקשורת ארגונית ופרויקטלית
- ניהול ומעקב אחר יומני עבודה
- מערכת בקרת איכות
- ניהול תיקיות קבלן – ריכוז מידע פרויקטלי עבור כל קבלן
- ניהול תוכניות פרויקט
- דוחות על נתוני הפרויקט
- ניהול ובקרה של רשימת הפרויקטים – ברמת תזמון ומשימות
למעבר לדף הבית | יומן עבודה
