תוכנה לניהול סדר יום

תוכנה לניהול סדר יום – תשתית ניהול הפרויקט הוא היכולת לתעדף פעילויות ולסדר אותן לפי סדר חשיבות, קשרי גומלין ולוח הזמנים הרלוונטי.

מטרות הפרויקט העליונות מפורקות לגורמים על ידי מנהלי הפרויקט ומתורגמות לסדר פעולות רלוונטי לכל המשתתפים בארגון. יכולת ניהול הפרויקט של המנהל נגזרת במדיה רבה מהיכולת שלו לנהל סדר יום, לתעדף אותו, לבצע בקרה ומעקב ולקבל תמונת מצב בזמן אמיתי של הפעילויות שמתבצעות בפרק זמן נתון.

תוכנה לניהול סדר יום שהיא בעיקרה ניהול יומני עבודה והמשימות היא מקור מידע פרויקטלי קריטי, שמאפשר לך לבצע מעקב ברמה יומית, אחר מהלך המשימות בפרויקט. תוכנה לניהול סדר היום משתמשת הן את המנהל והן את המשתתפים בפרויקט – עובדים, קבלני משנה, יועצים חיצוניים, מחלקות שונות וכיו”ב. תוכנה לניהול סדר היום מחליפה את יומני הנייר שממלאים מפקחים וקבלנים ואת הלוחות המחיקים ואת תוכנות ניהול הפרויקטים מהדור הקודם. במקום דיווחים חלקיים בכתב יד לא ברור, יש כעת מערכת ממוחשבת לניהול מידע פרויקטלי.

עבור מנהל הפרויקט, תוכנה לניהול סדר היום הוא כלי עבודה קריטי, המאפשר לקבל תמונת מצב מלאה לגבי סטטוס ביצוע המשימות בפועל ולנהל באופן יעיל יותר את המשימות בפרויקט.

קיימים יתרונות רבים לעבודה עם תוכנה לניהול סדר יום. היא מאפשרת בין השאר:

  • להציג תמונה מלאה של כל המשימות ואת יחסי הגומלין ביניהן
  • להציג מידע רלוונטי לכל פעילות, כולל עלויות, משתתפים, דיווחים וסדר התקדמות
  • לנתח ולעבד נתונים בכל רמת ניתוח ודיווח
  • לבצע קישור אפקטיבי בין יומני העבודה להצעות המחיר, ולבצע מעקב אחר ניהול הפרויקט וחשבוניות
  • להקל משמעותית על דיווחי החובה של הקבלנים בנוגע לביצוע משימות והקצאת עובדים בפועל 
  • לחסוך זמן משמעותי במעקב אחר ביצוע, תוך ניהול אישורי ביצוע
  • למנוע אחסון מבולגן של תיקיות וניירות
  • לאפשר גישה לנתונים בכל רגע נתון, מכל מקום, ועבור כל בעלי העניין בפרויקט.

פתרון תוכנה לניהול סדר יום שם קץ לריבוי המסמכים הקשורים לדיווח וביצוע משימות ומאפשר:

  • מתן אפשרות דיווח מהשטח בפורמט אחיד וללא תקלות וכפילויות
  • לצרף תמונות, מסמכים, קבלות, שרטוטים וכל מסמך רלוונטי אחר
  • לנהל רישום מרוכז  ומסודר של כל דיווחי העבודות במקום אחד
  • גיבוי נתוני דיווח באופן אוטומטי ושוטף
  • לרכז, לעבד ולדווח על נתוני הפרויקט
  • אפשרות גישה לדיווחים באמצעות המחשב, הטאבלט או הטלפון, מכל מקום ובכל זמן
  • מתן אפשרות דיווח מהשטח בפורמט אחיד וללא תקלות וכפילויות
  • לצרף תמונות, מסמכים, קבלות, שרטוטים וכל מסמך רלוונטי אחר
  • לנהל רישום מרוכז  ומסודר של כל דיווחי העבודות במקום אחד
  • לשתף את כל סדר היום בין כל חברי הצוות

 

קיימות מספר אפשרויות לבצע מינוף אפקטיבי של תוכנה לניהול סדר היום.

  • מתן הרשאות לשותפים בפרויקט – ניהול הרשאות נכון עבור סדר יום פרויקטלי, מאפשר לכל השותפים להזין מידע פרויקטלי רלוונטי, במסגרת יומן יחיד. עדכון מידע ממקורות רבים מאפשרת קבלת תמונה מעודכנת ומלאה לגבי המשימות המתוכננות.
  • הפיכת תוכנה לניהול סדר יום למוקד המידע הפרויקטלי באמצעות קישורים ומסמכים מצורפים – היכולת לצרף קישורים למסמכי פרויקט, תמונות מהשטח או קישור ליומני ביצוע אחרים בפרויקט משלימים את רישום המשימות ודיווחי הביצוע במידע רלוונטי שמקל על קבלת החלטות. רישום כל נתוני הפרויקט באופן דיגיטלי, מאפשרים שימור ידע ארגוני, ושימוש במידע שנשמר כדי לבצע מעקב ותחקיר אפקטיביים יותר הן במהלך הפרויקט והן בפרויקטים דומים הבאים.
  • הפיכת תוכנה לניהול סדר יום לערוץ תקשורת בין מנהל הפרויקט, קבלן הביצוע והמפקח במשימה – תשתית סדר יום פרויקטלי מאפשרת לנצל את התוכנה לניהול סדר יום, כדי להעביר הערות מן המפקח וממנהל הפרויקט לקבלן, כמו גם לבצע אישור דיווחים והתייחסות שוטפת למשימות.
  • שימוש בתוכנה לניהול סדר יום ככלי ניהולי לצורך הטמעת נהלים אחידים בפרויקט – החדרת ניהול סדר יום כחלק משגרת עבודה של כל חברי הצוות וכן מתן אישורי ביצוע רק באמצעות תוכנה לניהול סדר יום, מאפשרים הטמעה של נהלי דיווח ועבודה אחידים וסטנדרטיים בין כל חברי הצוות, קבלני הביצוע וקבלני המשנה ועל ידי כך לחסוך זמן ולפשט את תהליכי הדיווח והאישור.

ראה עוד: תוכנה לניהול פרויקטים | תוכנה לניהול תקציב

שיתוף ב facebook
Facebook
שיתוף ב google
Google+
שיתוף ב twitter
Twitter
שיתוף ב linkedin
LinkedIn
שיתוף ב pinterest
Pinterest

שאלות?
מלאו פרטים ליצירת קשר