תוכנה לניהול פרויקטים הנדסיים
פרויקטים הנדסיים, הם מטבעם מאוד מורכבים וכוללים הרבה מאוד רכיבי מידע מעולמות שונים – בפרויקט הנדסי משתתפים מומחים מתחומים רבים, משתמשים ברכיבי ציוד רבים ויש חשיבות מאוד גדולה לתזמון הפעילויות – כדי לנהל באופן יעיל וריווחי.
כמות המידע בכל פרויקט הנדסי היא עצומה. ארגונים וכמובן מנהלי פרויקטים הנדסיים, נדרשים לעבד סוגי מידע רבים, לקבל החלטות וכמובן להתמודד עם הצורך להגיב במהירות לשינויים ופעילויות בו זמניות. כמות הנתונים הזמינה והנאספת לכל פרויקט צומחת במהירות ודורשת תשומת לב רבה.
למעשה, רק כדי להחזיק את הראש מעל המים, מנהל הפרויקט ההנדסי חייב לרכז ולסנכרן את כל נתוני הפרויקט, לייצר תמונה כוללת, להציג את כל הקישורים, לנטר ולפקח בזמן אמיתי. במצב עניינים זה, עבודת מנהל הפרויקט הופכת לריכוז וסנכרון נתונים ודיווחים, כך שלא נותר לו זמן כדי לעשות את משימתו העיקרית – לנהל פרויקט. בכך הוא מועד לכישלון.
תוכנה לניהול פרויקטים הנדסיים – כלי חיוני להצלחה בניהול פרויקטים
תוכנה לניהול פרויקטים הנדסיים, מציעה לארגון פתרון אחיד ואפקטיבי לאיחוד, ריכוז, שמירה וגיבוי של כל הנתונים הרלוונטיים, הנחוצים לביצוע עבודות הנדסיות.
תוכנה לניהול פרויקטים הנדסיים היא כלי תשתית בסיסי, המאפשר לנהל פרויקטים הנדסיים בכל רמת מורכבות. יתרה מזאת, ריבוי הפרטים והפעילויות, בשילוב טכנולוגיות רבות, הופך את המערכת המידע ההנדסי לכלי עבודה קריטי. הדבר נכון שבעתיים כאשר מדובר בניהול בו זמני שלמספר רב של מערכות או פרויקטים.
כך, מאפשרת תוכנה לניהול פרויקטים הנדסיים, הזנה ואיסוף של כל סוגי הנתונים הנחוצים לתיכנון, בקרה וביצוע, ביצוע גיבוי אוטומטי וניהול הרשאות גישה ודיווח לכל בעלי העניין בפרויקט או בארגון. תוכנה לניהול פרויקטים הנדסיים מאפשרת הנגשת המידע הפרויקטלי ברמה האירגונית, תוך קישור המידע למערכות מידע אחרות, מקצרת תהליכים, משמרת מידע פרויקטלי ומאפשרת בקרה ופיקוח בזמן אמיתי. בנוסף, תוכנה לניהול פרויקטים הנדסיים מאפשרת לכל המשתתפים, גישה לכל הנתונים הנחוצים, תוך מתן הרשאות רלוונטיות, מכל מקום ובכל זמן נתון. גישה לנתונים, משפרת משמעותית הן ביצועים והן את התקשורת, בין כל המשתתפים בפרויקט או בעלי העניין בארגון.
לרוב, תוכנה לניהול פרויקטים הנדסיים כוללת את הרכיבים הבאים:
- ניהול ובקרת תקציב פרויקטלית (על בסיס פרויקט או מספר פרויקטים בו זמנית)
- ממשק ריכוז נתונים ודיווח למקבלי החלטות
- ניהול רכש ושרשרת אספקה
- תשתית ניהולית לטיפול באירועים שוטפים
- מערכת תכנון פרויקטלי, הכוללת תקציב וניהול לוחות זמנים
- פלטפורמה לתקשורת פנים ארגונית ועבודה עם קבלני משנה ויועצים חיצוניים
- מערכת לבקרת וניהול איכות
- ריכוז מידע פרויקטלי
- יומן ממוחשב
יתרונות הטמעת תוכנה לניהול פרויקטים הנדסיים בארגון או בעבודה פרויקטלית
- באמצעות תוכנה לניהול פרויקטים הנדסיים, ניתן למשל, לחבר גם את ניהול קבלני המשנה וגם את מערכת המידע הפיננסית של הארגון ואת מערכת ניהול המלאי. כך, באמצעות תוכנה לניהול פרויקטים הנדסיים, הופך ניהול פרויקטים ומידע מורכב לחלק אורגני מתמונת המידע הארגונית ומתאפשרת בקרה ופיקוח במסגרת ארגונית כוללת.
- כאשר ארגון מנהל מספר פרויקטים בו זמנית וכאשר שיטת העבודה היא מטריציונית, בין כל המחלקות יש הגיון באימוץ והטמעה של תוכנה לניהול פרויקטים הנדסיים לצורכי סנכרון ויעילות.
- בנוסף להיותה הכלי הרלוונטי לניהול יעיל, תתפקד תוכנה לניהול פרויקטים הנדסיים גם ככלי תקשורת פנים ארגוני, ותשקף את כלל הפעילות של כל בעלי העניין, הן ברמת הדיווח, הן ביכולת הפיקוח והבקרה והן בניהול האישורים לשלבי הביצוע.
- היכולת לרכז את כל פעילויות הפרויקט, יצירת ממשק עם קבלני משנה ומומחים חיצוניים, תוך מתן דיווח שוטף למקבלי החלטות ולגורמי הנהלה, משפרת בצורה משמעותית את סיכוי ההצלחה בתהליכי עבודה, מציעה מערכת אחידה, המשותפת לכל בעלי העניין – הן בארגון והן מחוצה לו וכן מאפשרת חיבור וסינכרון בין מערכות ארגוניות שונות ומידע מסוגים שונים בתשתית אחידה.
- מערכת תוכנה הנדסי יוצרת תשתית אחידה, המאפשרת עבודה בערוץ תקשורת ארגונית אחיד ויחיד לכל משתתפי הפרויקטים, קישור למערכות דואר ארגוני ומאגרי מידע שונים, ריכוז כל הנתונים למקום אחד שבו קיימת נגישות לכל המשתתפים ומערכת הפצת מידע משולבת.
- תוכנה לניהול פרויקטים הנדסיים, מציעה לארגון פתרון אחיד ואפקטיבי לאיחוד, ריכוז, שמירה וגיבוי של כל נתוני הפרויקט. כך, מאפשרת המערכת הזנה ואיסוף של כל סוגי הנתונים, ביצוע גיבוי אוטומטי וניהול הרשאות גישה ודיווח לכל בעלי העניין בפרויקט או בארגון.
יתרונות תוכנה לניהול פרויקטים הנדסיים עבור מנהל הפרויקט
מנהל, העובד עם תוכנה לניהול פרויקטים הנדסיים, מסוגל להתרכז ולעמוד במשימות ניהול הפרויקט:
- לתת תיעדוף על בסיס לוח זמנים בפועל
- לקבל דיווחים באופן מרוכז מכל המשתתפים
- לבצע תכנון תקציבי ובקרה – שליטה על הוצאות, הכנסות וסעיפי תקציב קריטיים
- לקבל שליטה ובקרה על ביצועים בפועל – יומני עבודה, כתבי כמויות, מכרזים ועוד
- לזהות צווארי בקבוק ומגמות העלולות לפגוע ברווחית הפרויקטים
- לבצע תכנון מול ביצוע – מעקב אחר לוחות זמנים
ניהול באמצעות תוכנה לניהול פרויקטים הנדסיים, מציב לרשות המנהל מגוון כלי ניהול אפקטיביים:
- ניהול תיקיות קבלן – ריכוז מידע פרויקטלי עבור כל קבלן
- ביצוע פיקוח עליון
- דוחות על נתוני הפרויקט
- מערכת לוחות זמנים – ניהול ותחזוקת גאנט פרויקטלי
- מערכת תקשורת ארגונית פרויקטלית
- ניהול תכניות פרויקט
- ניהול ובקרה של רשימת הפרויקטים – ברמת תזמון ומשימות
- ניהול ומעקב אחר יומני עבודה
- מערכת בקרת איכות
- מערכת אישור פריטים פרויקטליים
