תוכנה לניהול פרויקטים וחשיבות ההתאמה לכל ארגון
איך ניתן להשיג הצלחה? תוכנה לניהול פרוייקטים! מנהלי פרוייקטים מנוסים מתמקדים בשליטה וניהול אפקטיבי – באמצעות עבודה על שני רבדים מרכזיים:
- תכנון פרויקטלי מלא – כזה שיכלול את כל הנתונים הרלוונטיים, מכל גורמי הפרויקט והגורמים שיש להם השפעה על התנהלות הפרויקט בשטח
- ניהול שוטף על בסיס איסוף וריכוז כל הנתונים הפרויקטליים – בזמן אמיתי, תוך ביצוע התאמות לשינויים בפועל.
- התמקדות בנתוני המפתח (KPI) והתאמת הכלים הרלוונטיים לניהול פרוייקטים לארגון הספציפי שבו הם עובדים.
כמו מאמני ספורט ובדומה למפקדי צבא בשטח, הצלחה פרויקטלית מותנית ביכולת לממש את התכנון שלך בכפוף לאירועים שמתרחשים בשטח, תוך קבלת דיווחים עדכניים – המאפשרים לך לזהות מגמות לנהל באופן אקטיבי, מבלי לחכות לדברים שפשוט יתרחשו.
תוכנה לניהול פרויקטים המותאמת לצורכי הארגון שעבורו מנהלים פרויקטים, מעניקה לך שליטה – הן בשלב התכנון והן בשלב הביצוע, תוך ריכוז אחיד, מסונכרן ואפקטיבי של כל נתוני הפרויקט – תחת קורת גג אחת, עם ממשק נוח, בכל רגע נתון.
תוכנה לניהול פרויקטים – חשיבות התאמה לכל ארגון
שטף המידע וכמות הנתונים לכל פרויקט צומחת במהירות ודורשת תשומת לב רבה. בכל ארגון נדרשים ממשקים שונים, סוגי מידע רלוונטי, כללי עבודה מיוחדים וכמובן, תמהיל משימות ומשתתפים בכל פרויקט ופרויקט.
מנהלי פרויקטים מתמודדים עם צמיחה מהירה על טכנולוגיות וסביבה עתירת שינויים ואילוצים ונאלצים לבצע התאמות על בסיס שוטף כדי לנהל באופן יעיל את הפרויקטים שבאחריותם.
ללא כלי עבודה מסוג תוכנה לניהול פרויקטים, וללא התאמה ספציפית לצורכי הארגון הרלוונטי, הופך את ניהול הפרויקט למשימה עקרה ומנהל הפרויקט עוסק רוב הזמן בריכוז וסנכרון נתונים ודיווחים, כך שלא נותר לו זמן כדי לעשות את משימתו העיקרית – לנהל פרויקט.
תוכנה לניהול פרויקטים המותאמת לצורכי הארגון, מפנה את מנהל הפרויקט ומאפשרת לו להתמקד בניהול – במקום לבצע איסוף נתונים, המערכת מרכזת את כל הנתונים – הרלוונטיים – ומאפשרת למנהל להתמקד בניתוח, תכנון, בקרה והתאמת המשימות למה שקורה בשטח.
כאשר התוכנה לניהול פרויקטים מותאמת לארגון, מסוגל מנהל הפרויקט לקבל יכולת לבצע ניתוח אנליטי רלוונטי וקונקרטי למשימות ולצורכי הארגון, ולמנוע תקלות מראש. כלומר, במקום לכבות שריפות, מנהל הפרויקט מסוגל לצפות מראש קשיים ולמנוע אותם באמצעים שונים, בזמן הנכון, ובשלב המוקדם ביותר האפשרי בפרויקט.
יכולת זו חוסכת זמן וכסף ומייעלת הן את ניצול המשאבים והן את ריווחיות הפרויקט.
תוכנה לניהול פרויקטים וחשיבות להתאמה לארגון – הענקת יתרון הטכנולוגי לניהול פרויקטים הארגוניים
בדרך כלל, תוכנה אפקטיבית לניהול פרויקטים היא בדרך כלל שילוב של:
- ניהול ובקרת תקציב פרויקטלית
- ממשק ריכוז נתונים ודיווח למקבלי החלטות
- ניהול רכש ולוגיסטיקה
- מערכת תכנון פרויקטלי – תקציב, לוח זמנים
- תשתית ניהולית לטיפול באירועים שוטפים
- פלטפורמה לתקשורת פנים ארגונית ועבודה עם קבלני משנה ויועצים חיצוניים
כאשר תוכנה לניהול פרויקטים מותאמת לנתוני הארגון ושיטת העבודה שלו, יכולת שליטה ברכיבים אלה מעניקה למנהל כלי פרויקטלי יעיל ואפקטיבי, המרכז עבורו את כל נתוני היסוד של הפרויקט, כולל תכנון מול ביצוע. כאשר עומדת לרשות מנהל הפרויקט, תוכנה לניהול פרויקטים מותאמת לצורכי הארגון, כל נתוני הפרויקט הרלוונטיים, נמצאים במרחק לחיצת מקש בטלפון ובמקלדת. כך, נחסך זמן רב על ישיבות סנכרון, המתנה לדיווחים מהשטח וקבלת נתונים מעודכנים.
מילת המפתח בהתאמת תוכנת ניהול הפרויקטים לצורכי הארגון היא רלוונטיות. מנהל הפרויקט מקבל את הנתונים המתאימים, בזמן הנכון ובשלב הנכון, בהתאמה לדרישות הארגון ושיטות העבודה שלו ומסוגל להתרכז במשימות ניהול:
- קבלת דיווחים באופן מרוכז מכל המשתתפים
- זיהוי צווארי בקבוק ומגמות העלולות לפגוע ברווחית הפרויקט
- שליטה ובקרה על ביצועים בפועל – יומני עבודה, כתבי כמויות, מכרזים ועוד
- מתן תיעדוף על בסיס לוח זמנים בפועל
- תכנון מול ביצוע – מעקב אחר לוחות זמנים
- תכנון תקציבי ובקרה – שליטה על הוצאות, הכנסות וסעיפי תקציב קריטיים
חשיבות ההתאמה של תוכנה לניהול פרויקטים לארגון באה לידי ביטוי ב:
- מערכת בקרת איכות – המתמקדת במדדי הארגון הרלוונטיים
- ניהול תיקיות קבלן – ריכוז מידע פרויקטלי עבור כל קבלן – בהתאם לדרישות הסף הארגוניות
- ניהול ומעקב אחר יומני עבודה – קבלת תמונה מדויקת של ניצול משאבים וימי העבודה, בהתאם לדרישות התקציב הארגוני
- מערכת לוחות זמנים – ניהול ותחזוקת גאנט פרויקטלי – כך שישקף את אילוצי הארגון הכוללים
- דוחות על נתוני הפרויקט
- מערכת תקשורת ארגונית ופרויקטלית
- ניהול תוכניות פרויקט
- מערכת אישור פריטים פרויקטליים
- ביצוע פיקוח עליון
- ניהול ובקרה של רשימת הפרויקטים – ברמת תזמון ומשימות
תוכנה לניהול פרויקטים בהתאמה לארגון – מתן גמישות ניהולית
יכולת הצלחה ניהולית של פרויקט נמדדת ברמת התגובה לשינויים במהלך תכנון וביצוע פרויקטים.
כמו כן, פרויקטים מודרניים נדרשים לרמות דיווח רבות ושונות ומשתתפים בהם גורמים שעד כה לא נטלו בכך חלק. יכולת התאמה של תוכנה לניהול פרויקטים מאפשרת את זמני התגובה הקצרים ביותר לשינויים, קבלת דיווחים ממוקדים על הנושאים הקריטיים לארגון והתאמה של הדיווחים לצורכי המחלקות השונות בארגון, לצורך דיווח להנהלה ובקרה תקציבית.
דוגמה בולטת לכך היא פרויקטים בתחום הבניין. פרויקטים של בנייה או תשתיות הם פרויקטים ברמת מורכבות גבוהה ומנוהלים על ידי ארגונים שונים, בשיטות שונות. כמו כן, דגשים של יזם, למשל, שונים מצורכי ודגשי הקבלן, או של בעלי המקצוע המשתתפים בפרויקט. בפרויקטים של התחדשות עירונית, למשל, יכולת התאמה של מערכת לניהול פרויקטים מאפשרת טיפול בנושאים ייחודיים לכל פרויקט, בהיבטי עבודה עם דיירי, שיקולי מימון ועבודה מול גורמים עירוניים.
יתרונות תוכנה לניהול פרויקטים בהתאמה לצורכי הארגון, מאוד ברורים שכן מתאפשר:
- הגברת רמת השקיפות של הנתונים ושל דיווחים על התקדמות
- יכולת מעקב פרטנית והדוקה על אירועים קריטיים, בכל זמן נתון
- מעקב אחר טיפול וביצע בהתחייבויות חוזיות, תקלות, תיקונים ומענה לדרישות כל הגורמים המעורבים בפרויקט
- גמישות ביכולת השיתוף של הגורמים השונים בשלבי הפרויקט
- מתן תשתית אוטומטית שבה יכולים הגורמים השונים לקבל תמונת מצב עדכנית
כלי הניהול והטכנולוגיה המשולבים בתוכנה לניהול פרויקטים, מאפשרים את הגמישות התפעולית ואת היכולת לשנות ולהתאים את הממשקים ואת הרכיבים השונים בתוך תוכנה לניהול פרויקטים כך שתתאים בצורה מיטבית לצורכי הארגון הספציפיים ותאפשר פינוי הקשב של מנהל הפרויקט שמאפשר לו להתרכז במשימות הניהול המהותיות שלו:
- יכולת בקרה ושליטה מכל מקום ובכל מצב.
- שיפור איכות ועמידה ביעדים באמצעות קבלת תמונה שלמה של כל רכיבי הפרויקט או הפרויקטים – הן ברמה אסטרטגית ועד לרמת הניתוח של הפעילות היחידה
- ניתוח מתקדם של מצב הפרויקט על בסיס מידע משולב על תקציב, תזמון, משימות, רכש ואיכות
- שליטה מלאה על התקדמות הפרויקט או הפרויקטים על בסיס קבלת מידע רלוונטי ושוטף מכלל השותפים – תוכניות, הצעות מחיר, יומני עבודה, כתבי כמויות ועוד.
- ביצוע מעקב אפקטיבי אחר ביצוע של החלטות ומשימות שהוקצו לצוותים.
- שימוש במידע פרויקטלי כדי לבצע תכנון וחיזוי לגבי עמידה ביעדי תזמון ותקציב.
ראה עוד: אפליקציה לניהול תקציב | MaxWeb
