המדריך לניהול פרויקטים באמצעות תוכנה
ניהול פרויקטים באמצעות תוכנה: כאשר שואלים מנהלי פרויקטים, מהו הדבר החשוב ביותר לניהול פרויקט, רובם יאמרו – כדי לנהל פרויקט, אני צריך לקבל תמונה מלאה של כל מה שקורה שם.
קבלת תמונה מלאה של כל מה שמתרחש בפרויקט היא משימה לא פשוטה כלל. מנהל הפרויקט חייב לקבל בזמן אמיתי את כל הנתונים הרלוונטיים – דיווחים מהשטח, נתונים ממערכות תקציב ורכש, חוזים ולוחות זמנים – לסנכרן את הכל ולייצר תמונה שתאפשר לו להתחיל לנהל את הפרויקט.
כדי להתמודד עם כל העומס הזה ולעמוד ביעדי הפרויקט, מנהלי פרויקטים מבצעים ניהול פרויקטים באמצעות תוכנה.
בשוק קיימות מערכות שונות מסוגים שונים וקיימת חשיבות רבה לבחור את הכלי המתאים ביותר לצורכי ניהול פרויקטים. מאמר זה הוא המדריך לניהול פרויקטים באמצעות תוכנה – כל מה שצריך לדעת כדי להצליח בתפקיד ולהשאיר עוד קצת זמן לחיים עצמם.
המדריך לניהול פרויקטים באמצעות תוכנה – למה צריך את זה בכלל?
התשובה הקצרה היא – כן, אתם חייבים מערכת לניהול פרויקטים על מנת שתוכלו לנהל פרויקט ביעילות כי אחרת, הפרויקט לא יסתיים או יפסיד כסף.
התשובה הארוכה – גם בפרויקט קטן יחסית, כמות הגורמים המשתתפים, לוחות הזמנים והאילוצים הם רבים. יתרה מזאת, מספר מקורות המידע הרלוונטי לפרויקט מפוזרים בין הגורמים השונים ומסופקים באופן שמקשה על מעקב – ניירת ידנית, סריקות, מיילים, דיווחים טלפוניים – כמות הזמן שתוקדש לארגון, סנכרון וקטלוג המידע, לא תשאיר זמן לניהול הפרויקט.
ניהול פרויקטים באמצעות תוכנה מקל על המנהל בכך שהתוכנה אוספת עבורו את כל המידע הפרויקטלי ומשלבת אותו בממשק נוח לניהול, מעקב ודיווח – הגאנט והיומן הממוחשב מרכזים נתוני משימות וביצוע, כל כתבי הכמויות, נתוני הרכש, הצעות מחיר וחוזים, נמצאים במרחק לחיצת מקש וכל הנתונים מגובים, מקושרים וניתנים לשיתוף ממחשב, טאבלט או טלפון.
המדריך לניהול פרויקטים באמצעות תוכנה – איזה פרויקט אתם מנהלים?
לרוב, הפרויקט שאתם מנהלים הוא הרבה יותר מורכב ממה שנראה על פני השטח. למעשה, בדרך כלל, בכל פרויקט יש פרויקטי משנה ועוד פרויקטים נוספים שקשורים לפרויקט הראשי באופן כזה או אחר.
קיימים פרויקטים שלהם יש רכיב הנדסי מאוד משמעותי ופירוש הדבר, רמת מורכבות גבוהה יותר. יותר נתונים, יותר מערכות, יותר קבלני משנה ומומחים.
ניהול פרויקטים באמצעות תוכנה הוא המפתח להצלחה בניהול פרויקטים.
התוכנה כזאת היא כלי תשתית בסיסי, המאפשר לנהל פרויקטים בכל רמת מורכבות. תוכנה לניהול פרויקטים, מציעה פתרון אחיד ואפקטיבי לאיחוד, ריכוז, שמירה וגיבוי של כל הנתונים הרלוונטיים, הנחוצים לביצוע כל המשימות בפרויקט.
כך, מאפשרת המערכת הזנה ואיסוף של כל סוגי הנתונים הנחוצים לתיכנון, בקרה וביצוע, ביצוע גיבוי אוטומטי וניהול הרשאות גישה ודיווח לכל בעלי העניין בפרויקט או בארגון.
הנגשת המידע הפרויקטלי ברמה האירגונית, תוך קישור המידע למערכות מידע אחרות, מקצר תהליכים, משמר מידע פרויקטלי ומאפשר בקרה ופיקוח בזמן אמיתי.
בנוסף, מערכת מידע הנדסי מאפשרת לכל המשתתפים, נגישות לכל הנתונים הנחוצים, תוך מתן הרשאות רלוונטיות, מכל מקום ובכל זמן נתון.
הנגישות, משפרת משמעותית הן ביצועים והן את התקשורת, בין כל המשתתפים במשימות.
המדריך לניהול פרויקטים באמצעות תוכנה – איזה רכיבים צריכים להיות בתוכנה?
כדי לנצל את מלוא יכולות התוכנה לניהול פרויקטים כדי לוודאי שנמצאים בה הרכיבים הבאים:
- מערכת תכנון פרויקטלי, הכוללת תקציב וניהול לוחות זמנים
- תשתית ניהולית לטיפול באירועים שוטפים
- פלטפורמה לתקשורת פנים ארגונית ועבודה עם קבלני משנה ויועצים חיצוניים
- ניהול ובקרת תקציב פרויקטלית
- ממשק ריכוז נתונים ודיווח למקבלי החלטות
- ניהול רכש ולוגיסטיקה
- מערכת לבקרת וניהול איכות
המדריך לניהול פרויקטים באמצעות תוכנה – איזה יכולות אני מקבל משימוש בתוכנה לניהול פרויקטים?
- מתן תיעדוף על בסיס לוח זמנים בפועל
- קבלת דיווחים באופן מרוכז מכל המשתתפים
- זיהוי צווארי בקבוק ומגמות העלולות לפגוע ברווחית הפרויקטים
- תכנון מול ביצוע – מעקב אחר לוחות זמנים
- תכנון תקציבי ובקרה – שליטה על הוצאות, הכנסות וסעיפי תקציב קריטיים
- שליטה ובקרה על ביצועים בפועל – יומן עבודה ממוחשב, כתבי כמויות, מכרזים ועוד
ניהול פרויקטים באמצעות תוכנה מציב לרשות המנהל מגוון כלי ניהול אפקטיביים:
- ניהול תיקיות קבלן – ריכוז מידע פרויקטלי עבור כל קבלן
- מערכת לוחות זמנים – ניהול ותחזוקת גאנט פרויקטלי
- מערכת תקשורת ארגונית פרויקטלית
- ניהול תכניות פרויקט
- ניהול ומעקב אחר יומני עבודה
- מערכת בקרת איכות
- ניהול ובקרה של רשימת הפרויקטים – ברמת תזמון ומשימות
- ביצוע פיקוח עליון
- דוחות על נתוני הפרויקט
- מערכת אישור פריטים פרויקטליים
המדריך לניהול פרויקטים באמצעות תוכנה – לסיכום
ניהול פרויקטים באמצעות תוכנה הוא הדרך היעילה, החכמה והאפקטיבית ביותר להשגת יעדים ארגוניים, ניהול משאבים נכון, בקרה תקציבית ועמידה באבני דרך פרויקטליות וכמובן, הצגת תוצאות והבסת המתחרים בשוק.
ניהול פרויקטים באמצעות תוכנה מרכז עבור מנהל הפרויקט את כל נתוני היסוד של הפרויקט, כולל תכנון מול ביצוע. כאשר עומדת לרשות מנהל הפרויקט, מערכת מידע לניהול פרויקטים, כל נתוני הפרויקט נמצאים במרחק לחיצת מקש בטלפון ובמקלדת.
כך, נחסך זמן רב על ישיבות סנכרון, המתנה לדיווחים מהשטח וקבלת נתונים מעודכנים. שימוש חכם בתוכנה לניהול פרויקטים היא הדרך היעילה והמהירה ביותר להצלחה שלכם.
למידע נוסף והתייעצות עם יועץ מקצועי, צרו קשר עוד היום עם חברת Maxweb
