ניהול זמן אפקטיבי
איך לייעל את העבודה השוטפת דרך ניהול זמן אפקטיבי
אחד משני הנכסים היקרים ביותר שעומדים לרשותנו הוא הזמן (השני הוא הקשב שלנו – היכולת להתמקד במשימה כלשהי).
זמן הוא נכס ייחודי – בכל יום יש לנו כמות קצובה של דקות, שעות ושניות, אך בניגוד לנכסים אחרים שלנו, כמו כסף למשל,
אין לנו שום יכולת לחסוך אותו, או להעביר אותו ליום אחר.
בתום היממה שלנו, הוא נגמר.
מכיוון שהזמן שלנו קצוב, אנחנו מרגישים צורך לנצל את מלואו ומיד נתקלים במצב שבו אנו רוצים לעשות יותר מאשר הזמן שברשותנו מאפשר לנו.
כדי לפתור את הדילמה הזאת אנו זקוקים לניהול זמן אפקטיבי – היכולת לארגן באופן יעיל את המשימות כגון תוכנה לניהול אחזקה שלנו כך שנוכל לבצע אותן בזמן שיש לנו.
למעשה, ניהול זמן אפקטיבי הוא ריכוז של מספר פעילויות:
- בירור זמינות משאבי הזמן שברשותנו – מי שולט בזמן שלנו
- תיעדוף הפעילויות שלנו – מה אנו רוצים לבצע בפרק זמן נתון
- הגדרת סדר פעולות נתון – מה יקרה קודם ומה יקרה אחר כך
- תכנון – מה נבצע מתי
- ביקורת עצמית – בדיקת תכנון מול ביצוע
כאשר אנו שואלים אנשים, מי שולט בזמן שלהם, התשובה המיידית תהיה – אני כמובן. כאשר אנו מתחילים להתמקד בניהול זמן אפקטיבי, מתברר לנו פתאום, כי השליטה בזמן שלנו לא נמצאת תמיד בידינו.
חשבו רגע על היום שלכם – כמה מן הפעילויות המתוכננות נקבעו על-ידכם?
כמה מן הפעילויות האלה תלויות או לא תלויות בכם? כמה פעמים קרה לכם שעשיתם דבר מה ופעילות זאת נקטעה כי משהו אחר הצריך את תשומת הלב שלכם – שיחת טלפון, בקשה מהמנהל שלכם, עמית שנכנס לחדר, אירועים פתאומיים שמתרחשים "פתאום".
המפתח לניהול זמן אפקטיבי, נמצא ביכולת שלכם לשלוט בזמן שלכם – לקבוע לעצמכם את לוח הזמנים שלכם ו…לעמוד בו.
תעדוף – המפתח לניהול זמן אפקטיבי
הכלי המרכזי שלכם לשליטה על הזמן שלכם הוא התיעדוף – היכולת שלכם לקבוע מה חשוב יותר ומה חשוב פחות.
ברגע שהגדרתם את סולם העדיפויות של הפעילויות שתבצע, למעשה הצמדתם להם דירוג – זאת הפעילות החשובה ביותר וזאת פחות.
ללא תיעדוף אין יכולת ניהול זמן ובווודאי שאין יכולת ניהול זמן אפקטיבי.
איך לתעדף פעילויות כדי לנהל הזמן שלנו ביעילות? הדרך היא לבחון את מה שאנו עושים ולשאול את עצמנו – עד כמה זה חשוב עבורנו?
עד כמה זה חשוב עבור המטרות שהגדרנו לעצמנו? עד כמה הפעילויות האלה מקדמות אותנו לעבר היעדים שהצבנו.
מתברר אם כך כי ניהול זמן אפקטיבי מתחיל בתכנון אסטרטגי – מה אני רוצה להשיג? מה הם הדברים החשובים ביותר עבורי?
מרגע שיש לנו תוכנית אסטרטגית (לדוגמה – הדברים שאני רוצה להשיג במישור המקצועי, במישור האישי וכיו"ב) אנו יכולים לבצע ניהול זמן אפקטיבי – להגדיר את הפעילויות החשובות ולתת להן את העדיפות בלוח הזמנים שלנו.
לוח זמנים מתוכנן – הכלי לניהול זמן אפקטיבי
בלוח הזמנים שלנו (השנתי, החודשים, היומי) אנחנו מגדירים פעילויות לפי דרגת החשיבות שלהן:
- פעילויות שאנו חייבים לבצע
- פעילויות שנשתדל מאוד לבצע
- פעילויות שאפשר לעשות
- פעילויות שיכולות להתבצע – על בסיס זמן פנוי
ניהול זמן אפקטיבי – חשוב מול דחוף
מרגע שהגדרנו את הפעילויות שלנו לפי מידת החשיבות שלהן, נרצה לבדוק גם את מידת הדחיפות שלהם – עד כמה אנו חייבים לבצע אותן היום, מחר, בעוד שבוע? זהו סיווג נוסף שמאפשר ניהול זמן אפקטיבי מכיוון שכעת אנחנו מסוגלים להגדיר את הפעילויות שלנו באופן הבא:
- חשוב ודחוף
- חשוב ולא דחוף
- לא חשוב
- לא דחוף
קיבוע חלונות בלוח הזמנים
מכיוון שהגדרנו את רמת החשיבות של הפעילויות שלנו, יש לתת לכך ביטוי בלוח הזמנים שלנו – הקצאת זמן מתאימה וקיבוע הפעילות בלוח הזמנים.
מרגע שקבענו פעילות מסוימת בלוח הזמנים ("להוציא את הילדים מהגן", "פגישת צוות", "דייט") אנחנו:
- מאותתים לסביבה שלנו לגבי החשיבות שאנחנו מקנים לפעילויות האלה
- "מכריחים" את עצמנו לבצע את הפעילות בחלון הזמני שהגדרנו.
לכאורה, אנחנו נותנים ליומן שלנו לנהל אותנו, אולם למעשה, יש לנו כעת כלי רב עוצמה לניהול זמן אפקטיבי – החלונות בלוח הזמנים שלנו מציגים את סדר העדיפויות שלנו ("מה אני מגדיר כחשוב עבורי כעת") ומאפשרים לנו לבצע השוואה של תכנון מול ביצוע.
מילת הקסם לניהול זמן אפקטיבי
סטיב ג'ובס התגאה פעמים רבות בכך שההצלחה של אפל נגזרה לא מהדברים שהחברה עשתה אלא מהדברים שהחברה לעשות.
ניהול זמן אפקטיבי ביסודו הוא היכולת שלכם לסרב לכל מי שמנסה להשתלט על לוח הזמנים שלכם או לקבוע תיעדוף עבורכם.
היכולת שלכם להתמיד בתוכנית (כפי שבאה לביטוי בלוח הזמנים שלכם) ולומר לא – לשיחת טלפון, למייל "דחוף", למישהו ש"צריך רק כמה דקות מהזמן שלכם" – מגדירה את היכולת שלכם להצליח בניהול זמן אפקטיבי ויעיל.
במידה ואתם מנהלים פרוייקטים קטנים או מורכבים הדורשים ניהול ומעקב צמוד ומדוייק, אתם בוודאי צריכים תוכנה לניהול פרויקטים.
