ניהול זמן למנהלים ולבכירים בארגון

ניהול זמן למנהלים: הדרג הניהולי הוא הדרג היקר ביותר בארגון – בידי המנהלים נתונה האחריות לניתוב ותיאום בין הפעילויות הארגוניות כדי לנווט את הארגון בהתאם לתכנית
האסטרטגית שלו ולייצר את הערך הרב ביותר עבור בעלי העניין שלו – העובדים, הבעלים והציבור.

המנהלים, לפיכך, מחויבים לתהליך כפול – ניהול יעיל של משאבי הארגון וניהול יעיל שלהם עצמם.

ניהול הזמן של המנהלים ובידי המנהלים הוא למעשה, אחת הפעילויות הקריטיות ביותר בארגון.

 

חשיבות של ניהול זמן למנהל

קיימת לפיכך חשיבות רבה מאוד לניהול זמן של מנהלים – לזמן של מנהלים יש שווי גבוהה וכמו כן,
במידה שהזמן של מנהלים לא מנוהל נכון, הארגון שבו הם פועלים מבזבז משאבים ולא מביא לתוצאות הנדרשות.

ליבת ניהול הזמן הוא תעדוף פעילויות ותהליך של קבלת החלטות – תגובה לשינויים שתלויים בארגון,
שינויים שנגרמים כתוצאה מפעולות חיצוניות ושינויים שנגרמים על בסיס תחקיר של תכנון מול ביצוע.

ניתן לטעון כי זוהי למעשה ליבת הפעילות של מנהלים בארגון – הגדרת עדיפויות ותהליך של קבלת החלטות.
באמצעות ניהול זמן אפקטיבי, מנהלים יכולים להחדיר את התכנית העבודה הארגונית כדירוג עדיפויות של פעילויות בלוח הזמנים הארגוני
– על ידי הגדרת החשיבות והקפדה על ביצוע פעילויות מסוימות, המנהל מאותת לארגון אודות רמת החשיבות של הפעילויות האלה.

עצם פרסום לוח זמנים ארגוני, כבר כופה על הארגון ריכוז מאמץ בפעילויות שהוגדרו על-יד הדרג הניהולי.

כאו תוכלו למצוא תוכנה לניהול אחזקה

 

ניהול זמן למנהלים

 

היתרונות של ניהול זמן למנהל בארגון

מרגע שמבוצע ניהול זמן למנהלים ועל ידי מנהלים, מושגים מידית מספר יעדים:

  • יכולת שיפור מובנית – ניהול זמן מאפשר השוואה שוטפת של תכנון מול ביצוע וגם יכולת תחקיר – האם התעדוף היה נכון?
    האם הקצאת הזמן הייתה מתאימה לפעילות? האם בוצע כל מה שתוכנן? היכולת לתחקר מאפשר הן תיקון ניהול זמן לעתיד וגם תיקונם שוטפים.
  • יכולת תגובה מהירה – ניהול זמן מאפשר למנהלים להגיב במהירות לשינויים המתרחשים בסביבת הארגון, ולבצע התאמות תוך כדי פעילות שוטפת.
    כאשר מתבצע ניהול זמן למנהלים – גם ברמה האסטרטגית וגם ברמה השוטפת, יש למנהל יכולת להגיב במהירות ולבצע התאמות ובכך, לחסוך משאבים,
    לנתב אותם לפעילויות דחופות או, במידת הצורך, “לכבות שריפות”.
  • חסכון כספי משמעותי – ניהול זמן לדרג המנהלים מאפשר לזהות מבעוד מועד חריגות, חלונות זמן פנוי ולוודאי כי מבוצע ניצול מקסימלי של כל המשאבים הארגוניים והחיצוניים
    – במילים אחרות – ניהול זמן מאפשר שליטה ובקרה הדוקים יותר על עלות ביצוע והקטנה של עלות שינויים בתכנון.
  • יכולת דיווח משופרת – ניהול זמן הוא למעשה הרישום האפקטיבי ביותר של כל מה שקרה בארגון.
    למנהלים זהו כלי יוצא מן הכלל המאפשר לבצע דיווח מפורט הן ברמת הדיווח הארגונית – מה עשינו ומה לא עשינו בפרק הזמן שתכננו והן ברמה הכספית
    – דיווח מפורט ואפקטיבי למחלקת הכספים לצורך חישוב הוצאות וכמובן רווחיות.

 

ניצול יעיל של זמן המנהלים בארגון

במישור השני, ניהול זמן יעיל למנהלים מאפשר ניצול יעיל יותר של המנהלים עצמם – ניהול הזמן למנהלים מאפשר מיקוד טוב יותר,
קבלת שליטת על לוח הזמנים האישי וביצוע תעדוף שכולל גם את השגת היעדים האסטרטגיים וגם איתור זמן פנוי או לא מנוצל.

עצם התהליך של ניהול הזמן למנהלים מאפשר למנהלים לזהות את “שודדי הזמן” שלהם.
בדרך כלל, כאשר מנהלים מתמקדים בתהליך של ניהול זמן, הם מגלים את הזמן האבוד שלמעשה לא נוצל לצורך קידום מטרות ארגוניות, מקצועיות או אישיות.

ניהול זמן למנהלים מעלה את רמת המודעות של המנהלים למשאב הזמן שלהם ומאפשר להם שליטה טובה יותר על לוח הזמנים שלהם מצד אחד,
ומאפשר לארגון לנצל באופן אפקטיבי יותר את המשאבים היקרים ביותר ברמה הארגונית.

ברמה האישית, ניהול זמן למנהל מאפשר להם לבצע איזון טוב יותר בין זמן עבודה לזמן אישי וזמן משפחה.
ניהול הזמן למנהלים מציב עבורם מראה שמשקפת את הרצוי מול המצוי – מה הוגדר כסדר עדיפויות רצוי, מול מה שבוצע בפועל.

חברת Maxweb מתמחה בתוכנות ייעודיות לפרויקטים בסדרי גודל שונים, כאן תוכלו לראות את מגוון הרחב של מערכות כגון תוכנה לניהול פרויקטים, יומן עבודה ממוחשב ועוד.

צרו קשר עוד היום וקבלו הצעה מנצחת לתוכנה המותאמת לפרויקטים שלכם.

שיתוף ב facebook
Facebook
שיתוף ב google
Google+
שיתוף ב twitter
Twitter
שיתוף ב linkedin
LinkedIn
שיתוף ב pinterest
Pinterest

שאלות?
מלאו פרטים ליצירת קשר