כלים מתקדמים לניהול יומני עבודה

ניהול יומן עבודה הוא כלי חשוב והכרחי, הוא מהווה מקור מידע פרויקטלי קריטי, שמאפשר לך לבצע מעקב ברמה יומית, אחר מהלך העבודות. בלי יומן, מנהל הפרויקט מנוטרל לחלוטין ממצב העניינים בפועל, אינו שולט ברמות הדיווח והביצוע ולמעשה לא מסוגל לבצע את תפקידו.

יומן עבודה ממוחשב מהווה מהפכה בניהול פרויקטים ומשימות מרובות. יומן עבודה ממוחשב מחליף את יומני הנייר שממלאים מפקחים וקבלנים ומשנה את האופן שבו מנהלים עובדים ברמה יומיומית.

אין כיום מנהל שיכול לתאר לעצמו את שגרת העבודה שלו ללא יומן עבודה זמין.

יומן העבודה, גם זה הממוחשב, עבר כברת דרך וכיום תוכנה לניהול פרויקטים כוללת כלים מתקדים לניהול יומני עבודה

שליטה מלאה בכל רגע נתון – קישוריות וזמינות של כל המידע בכל יומני העבודה בכל מקום

מעבר לתמונת המצב שמתקבלת באמצעות יומן העבודה הממוחשב, אתם, כמנהלים מקבלים נגישות רציפה לתמונת המצב הכוללת של המשימות בפרויקט או במספר פרויקטים שאתם מנהלים – בכל יומני העבודה המקושרים. למערכת יש יכולת אינטגרציה של המידע הכלול ביומנים, כך שניתן לבצע קישור לסעיפי תקציב, דיווחי שעות ואישורי תשלומים. יתרה מזאת – יומן עבודה ממוחשב מאפשר לקבל תמונת מצב לגב מצב המשימות לגבי מספר פרויקטים בו זמנית ובכך לשלוט טוב יותר על כלל רמו הביצוע, לוודא חפיפה בין לוחות זמנים ומשאבים ולאתר תקלות של כפל משימות או חריגות שמשפיעות לא רק על הפרויקט הרלוונטי, אלא גם על משימות בפרויקטים אחרים.

נגישות ליומן עבודה ממוחשב, מציגה לכם בכל זמן תמונת מצב מעודכנת של סטטוס המשימות והמטלות, כולל דיווח עדכני של רמת ביצוע – באמצעות עבודה על בסיס ענן, חיבור טלפונים וטאבלטים והפיכת יומני העבודה לכלי דיווח מקוון מסביב לשעון.

הפיכת יומני עבודה לכלי עבודה אינטראקטיבי ואינטגרטיבי

יכולת העדכון שלכם במצב העניינים הפרויקטלי, משתפר פלאים באמצעות הפיכת יומן העבודה הממוחשב לכלי דו כיווני. כך, ניתן בכל רגע נתון ובכל זמן:

  • לקבל אפשור ריכוז, עיבוד ודיווח של נתוני הפרויקט
  • לצרף תמונות, מסמכים, קבלות, שרטוטים וכל מסמך רלוונטי אחר
  • לאפשר שיתוף של היומן בין כל חברי הצוות
  • לנהל רישום מרוכז  ומסודר של כל דיווחי העבודות במקום אחד
  • אפשרות גישה לדיווחים באמצעות המחשב, הטאבלט או הטלפון
  • מתן אפשרות דיווח מהשטח בפורמט אחיד וללא תקלות וכפילויות
  • לבצע גיבוי נתוני דיווח

לא רק אתם נשארים מעודכנים ומחוברים אלא גם השותפים שלכם לפרויקט – המדווחים, אנשי המקצוע, היועצים, קבלני משנה ומקבלי ההחלטות האחרים בארגון.

קישור יומני עבודה:

  • מקל על דיווחי החובה של הקבלנים שלכם 
  • חוסך זמן משמעותי במעקב אחר ביצוע
  • מאפשר ניתוח ועיבוד נתונים
  • מאפשר קישור יומני העבודה להצעות המחיר, מעקב אחר ניהול הפרויקט וחשבוניות
  • מונע אחסון מבולגן של תיקיות וניירות
  • מאפשר גישה לנתונים בכל רגע נתון מכל מקום – באמצעות המחשב, הטלפון או הטאבלט

יומן עבודה ממוחשב משתלב באופן אינטגרלי במערכת ניהול הפרויקטים של MAXPRO ומאפשרים לכם ניהול יעיל ואפקטיבי של הפרויקטים שלכם. דיווחי יומן העבודה הממוחשב זמינים לכם באופן שוטף, מגובים וניתנים לעיבוד ולהפצה בין חברי הצוות.

ממשק העבודה נוח ופשוט ומאפשר לקבלנים ולעובדים למלא את כל הפרטים הרלוונטיים של העבודות – באמצעות המחשב, הטאבלט או הטלפון, מהשטח או מהמשרד.

קיימות מספר אפשרויות לבצע מינוף אפקטיבי של יכולות כלי מידע זה ובכך למקסם את יתרונות השימוש ביומן הממוחשב:

  • הפיכת יומן העבודה לערוץ תקשורת בין מנהל הפרויקט, קבלן הביצוע והמפקח במשימה – תשתית יומן פרויקטלי מאפשרת לנצל את היומן כדי להעביר הערות מן המפקח וממנהל הפרויקט לקבלן, כמו גם לבצע אישור דיווחים והתייחסות שוטפת למשימות.
  • מתן הרשאות לשותפים בפרויקט – ניהול הרשאות נכון עבור יומן פרויקטלי, מאפשר לכל השותפים להזין מידע פרויקטלי רלוונטי, במסגרת יומן יחיד. עדכון מידע ממקורות רבים מאפשרת קבלת תמונה מעודכנת ומלאה לגבי המשימות המתוכננות.
  • שימוש ביומן ממוחשב ככלי ניהולי לצורך הטמעת נהלים אחידים בפרויקט – החדרת היומן כחלק משגרת עבודה של כל חברי הצוות וכן מתן אישורי ביצוע רק באמצעות היומן, מאפשרים הטמעה של נהלי דיווח ועבודה אחידים וסטנדרטיים בין כל חברי הצוות, קבלני הביצוע וקבלני המשנה ועל ידי כך לחסוך זמן ולפשט את תהליכי הדיווח והאישור.

הפיכת היומן למוקד המידע הפרויקטלי באמצעות קישורים ומסמכים מצורפים – היכולת לצרף קישורים למסמכי פרויקט, תמונות מהשטח או קישור ליומני ביצוע אחרים בפרויקט משלימים את רישום המשימות ודיווחי הביצוע במידע רלוונטי שמקל על קבלת החלטות

שיתוף ב facebook
Facebook
שיתוף ב google
Google+
שיתוף ב twitter
Twitter
שיתוף ב linkedin
LinkedIn
שיתוף ב pinterest
Pinterest

שאלות?
מלאו פרטים ליצירת קשר