תוכנה לניהול משימות – שלטו בזמן שלכם
ניהול משימות בצורה נכונה, עכשיו זה אפשרי! – בכל יום, כמעט בכל שעה, אנו משתמשים במחשבים ותוכנות – במהלך שעות העבודה וגם בשעות הפנאי. בין אם מדובר בגישה כבאמצעות טלפון או טאבלט או בין אם אנחנו מנצלים את המחשב לביצוע משימות בעבודה, אנו מנצלים תוכנות ומערכות תקשורת כדי לייעל תהליכים, לחסוך זמן, להוזיל עלויות ולהשיג את היעדים שהצבנו לעצמנו.
מערכות התוכנה שאנחנו מפעילים מסייעות לנו ב:
- לבצע מגוון פעילויות, בו-זמנית
- לחסוך זמן על פעילויות שדורשות איסוף או ניתוח נתונים
- למכן פעילויות רוטיניות או פעילויות שחוזרות על עצמן כדי לחסוך זמן ומשאבים
ניהול משימות שוטפות באמצעות תוכנה בא לידי ביטוי במיוחד במסגרת ניהול פרויקט או מספר פרויקטים בו זמנית.
אחת היכולות החשובות ביותר לניהול פרויקטים הוא קבלת תמונת מצב עדכנית ומלאה. מערכות תוכנה לניהול פרויקטים מאפשרות הצגת תמונת מצב – על בסיס איסוף נתונים שוטף מכל המשתתפים בפרויקט.
קבלת תמונה מלאה של כל מה שמתרחש בפרויקט היא משימה לא פשוטה כלל. מנהל הפרויקט חייב לקבל בזמן אמיתי את כל הנתונים הרלוונטיים – דיווחים מהשטח, נתונים ממערכות תקציב ורכש, חוזים ולוחות זמנים – לסנכרן את הכל ולייצר תמונה שתאפשר לו להתחיל לנהל את הפרויקט.
פעילויות אלה חוזרות על עצמן לאורך חיי הפרויקט, באופן יום יומי. ניהול משימות שוטפות אלה באמצעות תוכנה, משחררות את מנהל הפרויקט לביצוע משימות ניהול, ניתוח, חיזוי ותכנון. במילים אחרות, במקום לעסוק חלק גדול מהזמן באיסוף נתונים, ניהול המשימות השוטפות מופקד בידי תוכנה.
במהלך פעילות כמו ניהול פרויקטים למשל, יש מספר משימות שוטפות שצריכות להתבצע על בסיס יומיומי. גם בפרויקט קטן יחסית, כמות הגורמים המשתתפים, לוחות הזמנים והאילוצים הם רבים. יתרה מזאת, מספר מקורות המידע הרלוונטי לפרויקט מפוזרים בין הגורמים השונים ומסופקים באופן שמקשה על מעקב – ניירת ידנית, סריקות, מיילים, דיווחים טלפוניים – כמות הזמן שתוקדש לארגון, סנכרון וקטלוג המידע, לא תשאיר זמן לניהול הפרויקט. ניהול משימות שוטפות באמצעות תוכנה מקל על המנהל בכך שהתוכנה עוסקת במשימות השוטפות אך ה"אדמיניסטרטיביות" של ניהול – איסוף כל המידע הפרויקטלי והצגתו בממשק שמאפשר ניהול, מעקב ודיווח. בנוסף, מתבצעות ברקע הרבה פעילויות שוטפות נוספות, כגוון קישור נתונים, אחסון, שמירה וגיבוי. כך משתחרר זמן וקשב יקרים לביצוע פעילויות מורכבות יותר ומשתפרת רמת האפקטיביות.
פעילויות כמו סנכרון נתונים או ריכוז נתונים ממספר גורמים שהן פעילויות שמתבצעת באופן שוטף, מביאות ליכולת לעבוד טוב יותר במערכות בעלות רמת מורכבות גבוהה ולהתרכז בפעילויות הליבה – ניתוח, מעקב ותכנון, אופטימיזציה ושליטה טובה יותר במשאבים.
ניהול פעילות שוטפת באמצעות תוכנה מתבצע גם באמצעות מתן ממשקים אחידים לצורך ביצוע משימות שוטפות.
כך, מאפשרת המערכת הזנה ואיסוף של כל סוגי הנתונים הנחוצים לתיכנון, בקרה וביצוע, ביצוע גיבוי אוטומטי וניהול הרשאות גישה ודיווח לכל בעלי העניין בפרויקט או בארגון. מנגנון קל ואחיד להזנת נתונים מאפשר הנגשת מידע ברמה האירגונית, תוך קישור המידע למערכות מידע אחרות, מקצר תהליכים, משמר מידע ומאפשר בקרה ופיקוח בזמן אמיתי. בנוסף, ניהול פעילות שוטפת באמצעות תוכנה מאפשרת לכל המשתתפים גם מנגנון היזון ומעקב אחר הפעילות שלהם – נגישות לכל הנתונים הנחוצים, תוך מתן הרשאות רלוונטיות, מכל מקום ובכל זמן נתון. הנגישות, משפרת משמעותית הן ביצועים והן את התקשורת, בין כל המשתתפים במשימות.
במערת מידע פרויקטלי, לדוגמה, ניהול משימות שוטפות באמצעות תוכנה, מאפשר את יעילות העבודה של הרכיבים הבאים:
- תכנון תקציב וניהול לוחות זמנים
- תשתית ניהולית לטיפול באירועים שוטפים
- סנכרון נתונים בין גורמים שונים בארגון
- בקרה תקציבית
- ממשק ריכוז נתונים ודיווח למקבלי החלטות
- ניהול רכש ולוגיסטיקה
- בקרת וניהול איכות
ניהול פעילויות שוטפות באמצעות תוכנה – מיכון רכיבי ניהול משמעותיים
על בסיס ניהול פעילויות שוטפות באמצעות תוכנה, מתאפשרים מספר ממשקים קריטיים:
- הצגת לוחות זמנים
- קבלת דיווחים באופן מרוכז מכל המשתתפים
- הצגת התראות על פעילויות קריטיות או חריגה ממגבלות שהוגדרו מראש (לדוגמה חריגה מעלויות או מימי עבודה מוקצים)
- תכנון מול ביצוע – מעקב בזמן אמת אחר לוחות זמנים
- שליטה ובקרה על ביצועים בפועל – באמצעות ריכוז נתונים המגיע יומן עבודה, כתבי כמויות, מכרזים ועוד.
ניהול משימות שוטפות באמצעות תוכנה הוא הדרך היעילה, החכמה והאפקטיבית ביותר ליצירת יעילות בפעילות כגון השגת יעדים ארגוניים, ניהול משאבים, בקרה תקציבית ועמידה באבני דרך פרויקטליות וכמובן, הצגת תוצאות. ניהול משימות שוטפות באמצעות תוכנה מרכז עבור מנהלים את כל נתוני היסוד, כולל תכנון מול ביצוע. כאשר מתבצע ניהול משימות שוטפות יעיל באמצעות תוכנה, כל הנתונים נמצאים במרחק לחיצת מקש בטלפון ובמקלדת. כך, נחסך זמן רב על ישיבות סנכרון, המתנה לדיווחים מהשטח וקבלת נתונים מעודכנים.
לחזרה לדף הבית
