תוכנה לניהול משימות של עובדים

אחד הנכסים היקרים ביותר שעומדים לרשותנו הוא הזמן. זמן הוא נכס ייחודי – בכל יום יש לנו כמות קצובה של דקות, שעות ושניות, אך בניגוד לנכסים אחרים שלנו, כמו כסף למשל, אין לנו שום יכולת לחסוך אותו, או להעביר אותו ליום אחר. בתום היממה שלנו, הוא נגמר.

מכיוון שהזמן שלנו קצוב, אנחנו מרגישים צורך לנצל את מלואו ומיד נתקלים במצב שבו אנו רוצים לעשות יותר מאשר הזמן שברשותנו מאפשר לנו.

כדי לפתור את הדילמה הזאת אנו זקוקים לניהול זמן אפקטיבי – היכולת לארגן באופן יעיל את המשימות שלנו כך שנוכל לבצע אותן בזמן שיש לנו.

למעשה, ניהול זמן אפקטיבי הוא ריכוז של מספר פעילויות:

  • בירור זמינות משאבי הזמן שברשותנו – מי שולט בזמן שלנו
  • תיעדוף הפעילויות שלנו – מה אנו רוצים לבצע בפרק זמן נתון
  • הגדרת סדר פעולות נתון – מה יקרה קודם ומה יקרה אחר כך
  • תכנון – מה נבצע מתי
  • ביקורת עצמית – בדיקת תכנון מול ביצוע

במסגרת עבודה פרויקטלית, זמן הוא רכיב יקר ערך שכן בכל רגע נתון מתבצעות או לא מתבצעות מספר משימות שונות, והיכולת לנהל את הזמן שמוקצה לכל משימה הוא קריטי להצלחת הפרויקט וכמובן לריווחיות שלו. ללא יכולת לשלוט על המשימות ועל הקצאתן, ללא יכולת קבלת דיווחי ביצוע, וללא קבלת תמונה מלאה של כל מה שקורה בכל רגע נתון בפרויקט, לא ניתן לנהל אותו, לא כל שכן באופן יעיל ובהצלחה.

תוכנה לניהול משימות היא מקור מידע פרויקטלי קריטי, הן למנהלים והן לעובדים – זהו כלי שמאפשר לבצע מעקב ברמה יומית, אחר מהלך העבודות ולארגן באופן שיטתי את המשימות הנדרשות לביצוע. ללא תוכנה לניהול משימות, מנהל הפרויקט מנוטרל לחלוטין ממצב העניינים בפועל, אינו שולט ברמות הדיווח והביצוע ולמעשה לא מסוגל לבצע את תפקידו. ללא מערכת כזאת, העובדים לא מקבלים את הקצאת המשימות שלהם, אין להם יכולת לדווח נתונים ואין להם יכולת לכלול משוב רלוונטי או לצרף נתונים נוספים – דיווחי שעות, תקצוב, דיווחי ביצוע והערות על תקלות.

כמה פעמים קרה שהיית בשטח אבל תוכנה לניהול משימות לא היתה זמינה עבורך? כמה פעמים ניסית למצוא דיווח בין ערימות הנייר השונות מהקבלנים השונים? כמה זמן הקדשתם בניסיונות לפענח כתב לא קריא? ומה עם סריקות של ניירות שונים כדי להעביר דיווחים לאחרים? שלא לדבר על סיכומי שעות שלוקחים שעות במעבר בין ניירות. 

תוכנה מקוונת לניהול משימות מהווה מכפיל כוח בניהול פרויקטים ומשימות מרובות. תוכנה לניהול המשימות מחליפה את יומני הנייר שממלאים עובדים, מפקחים וקבלנים ומשנה את האופן שבו מנהלים ומתנהלים עובדים ברמה יומיומית.

אין כיום עובד שיכול לתאר לעצמו את שגרת העבודה שלו ללא תוכנה לניהול משימות.

שליטה מלאה בכל רגע נתון – באמצעות לניהול משימות

מעבר לתמונת המצב שמתאפשרת מתוך תוכנה לניהול משימות, העובדים מקבלים נגישות רציפה לתמונת המצב הכוללת של המשימות שלהם ושל המשימות האחרות בפרויקט או במספר פרויקטים שבהם הם משתתפים. יתרה מזאת – תוכנה לניהול משימות מאפשרת לקבל הקצאות ותמונת מצב עדכנית ורציפה ובכך לשלוט טוב יותר על מצב המשימות, לוודא חפיפה בין לוחות זמנים ומשאבים ולאתר תקלות של כפל משימות או חריגות שמשפיעות לא רק על הפרויקט הרלוונטי, אלא גם על משימות בפרויקטים אחרים.

תוכנה לניהול משימות לעובדים – אין יותר חוסר סדר ובלגן. יש דיווח מתואם ומסודר בכל רגע נתון.

יכולת העדכון שלכם במצב העניינים הפרויקטלי, משתפר פלאים באמצעות תוכנה לניהול משימות. כך, ניתן בכל רגע נתון ובכל זמן:

  • לנהל רישום מרוכז  ומסודר של כל דיווחי העבודות במקום אחד
  • אפשרות גישה לדיווחים באמצעות המחשב, הטאבלט או הטלפון
  • מתן אפשרות דיווח מהשטח בפורמט אחיד וללא תקלות וכפילויות
  • לבצע גיבוי נתוני דיווח
  • לקבל אפשור ריכוז, עיבוד ודיווח של ביצוע משימות ומידע פרויקטלי
  • לצרף תמונות, מסמכים, קבלות, שרטוטים וכל מסמך רלוונטי אחר
  • לאפשר שיתוף של הנתונים בין כל חברי הצוות

לא רק אתם נשארים מעודכנים ומחוברים אלא גם השותפים שלכם לפרויקט – העמיתים, המדווחים, אנשי המקצוע, היועצים, קבלני משנה ומקבלי ההחלטות האחרים בארגון.

תוכנה לניהול משימות מקושרת ומחוברת:

  • מאפשרת קישור יומני העבודה להצעות המחיר
  • מונעת אחסון מבולגן של תיקיות וניירות
  • מאפשר גישה לנתונים בכל רגע נתון מכל מקום – באמצעות המחשב, הטלפון או הטאבלט
  • מקל על דיווחי החובה של העובדים ושל גורמי ביצוע אחרים שכפופים להם
  • חוסכת זמן משמעותי במעקב אחר ביצוע
  • מאפשר ניתוח ועיבוד נתונים

תוכנה לניהל משימות משתלבת באופן אינטגרלי במערכת ניהול הפרויקטים של MAXPRO ומאפשרת לכם ניהול יעיל ואפקטיבי של המשימות האישיות וברמת הפרויקט. נתוני פרויקט ודיווחי יומן העבודה זמינים לכם באופן שוטף, מגובים וניתנים לעיבוד ולהפצה בין חברי הצוות.

ממשק העבודה נוח ופשוט ומאפשר לעובדים למלא את כל הפרטים הרלוונטיים של העבודות – באמצעות המחשב, הטאבלט או הטלפון, מהשטח או מהמשרד.

חזרה לעמוד הבית

שיתוף ב facebook
Facebook
שיתוף ב google
Google+
שיתוף ב twitter
Twitter
שיתוף ב linkedin
LinkedIn
שיתוף ב pinterest
Pinterest

שאלות?
מלאו פרטים ליצירת קשר