החשיבות בשימוש בתוכנה לניהול פרויקטים
החשיבות בשימוש בתוכנה לניהול פרויקטים: מנהלי פרויקטים מנוסים, עם רקורד הצלחה בניהול פרויקטים, משיגים תוצאות – שליטה וניהול אפקטיבי – באמצעות עבודה על שני רבדים מרכזיים:
- ניהול שוטף על בסיס איסוף וריכוז כל הנתונים הפרויקטליים – בזמן אמיתי, תוך ביצוע התאמות לשינויים בפועל.
- תכנון פרויקטלי מלא – כזה שיכלול את כל הנתונים הרלוונטיים, מכל גורמי הפרויקט והגורמים שיש להם השפעה על התנהלות הפרויקט בשטח
ממש כמו מאמני ספורט ובדומה למפקדי צבא בשטח, הצלחה פרויקטלית מותנית ביכולת לממש את התכנון שלך בכפוף לאירועים המתרחשים בשטח, תוך קבלת דיווחים עדכניים – המאפשרים לך לזהות מגמות לנהל באופן אקטיבי, מבלי לחכות לדברים שפשוט יתרחשו.
תוכנה לניהול פרויקטים מעניקה לך שליטה – הן בשלב התכנון והן בשלב הביצוע, תוך ריכוז אחיד, מסונכרן ואפקטיבי של כל נתוני הפרויקט – תחת קורת גג אחת, עם ממשק נוח, בכל רגע נתון.
מדוע ישנה חשיבות שימוש בתוכנה לניהול פרויקטים
שטף המידע וכמות הנתונים לכל פרויקט צומחת במהירות ודורשת תשומת לב רבה. מנהלי פרויקטים מתמודדים עם צמיחה מהירה על טכנולוגיות וסביבה עתירת שינויים ואילוצים.
מנהל הפועל ללא כלי עבודה מסוג תוכנה לניהול פרויקטים, עוסק רוב הזמן בריכוז וסנכרון נתונים ודיווחים, כך שלא נותר לו זמן כדי לעשות את משימתו העיקרית – לנהל פרויקט. תוכנה לניהול פרויקטים מפנה את מנהל הפרויקט ומאפשרת לו להתמקד בניהול – במקום לבצע איסוף נתונים, המערכת מרכזת את כל הנתונים ומאפשרת למנהל להתמקד בניתוח, תכנון, בקרה והתאמת המשימות למה שקורה בשטח.
בנוסף, החשיבות בשימוש בתוכנה לניהול פרויקטים באה לידי ביטוי גם בהענקת היכולת לבצע ניתוח אנליטי ולמנוע תקלות מראש. כלומר, במקום לכבות שריפות, מנהל הפרויקט מסוגל לצפות מראש קשיים ולמנוע אותם באמצעים שונים.
יכולת זו חוסכת זמן וכסף ומייעלת הן את ניצול המשאבים והן את ריווחיות הפרויקט.
החשיבות בשימוש בתוכנה לניהול פרויקטים – הענקת יתרון הטכנולוגי לניהול פרויקטים אפקטיבי
לרוב, תוכנה אפקטיבית לניהול פרויקטים היא בדרך כלל שילוב של:
- ניהול ובקרת תקציב פרויקטלית
- ממשק ריכוז נתונים ודיווח למקבלי החלטות
- ניהול רכש ולוגיסטיקה
- מערכת תכנון פרויקטלי – תקציב, לוח זמנים
- תשתית ניהולית לטיפול באירועים שוטפים
- פלטפורמה לתקשורת פנים ארגונית ועבודה עם קבלני משנה ויועצים חיצוניים
רכיבים אלה מעניקים למנהל כלי פרויקטלי, המרכז עבורו את כל נתוני היסוד של הפרויקט, כולל תכנון מול ביצוע.
כאשר עומדת לרשות מנהל הפרויקט, תוכנה לניהול פרויקטים, כל נתוני הפרויקט נמצאים במרחק לחיצת מקש בטלפון ובמקלדת.
כך, נחסך זמן רב על ישיבות סנכרון, המתנה לדיווחים מהשטח וקבלת נתונים מעודכנים.
כך אנו יכולים לראות את החשיבות בשימוש בתוכנה לניהול פרויקטים – מנהל הפרויקט מקבל את הנתונים ומסוגל להתרכז במשימות ניהול:
- קבלת דיווחים באופן מרוכז מכל המשתתפים
- זיהוי צווארי בקבוק ומגמות העלולות לפגוע בריווחית הפרויקט
- שליטה ובקרה על ביצועים בפועל – יומני עבודה, כתבי כמויות, מכרזים ועוד
- מתן תעדוף על בסיס לוח זמנים בפועל
- תכנון מול ביצוע – מעקב אחר לוחות זמנים
- תכנון תקציבי ובקרה – שליטה על הוצאות, הכנסות וסעיפי תקציב קריטיים
חשיבות השימוש בתוכנה לניהול פרויקטים הם בכך שכעת תוצאות טובות יותר מושגות באמצעות כלים שנמצאים ברשותו של כל מנהל פרויקט – כלי שמעצימים ומשפרים משמעותית את יכולת הביצוע שלו וכמובן את התוצאות:
- מערכת בקרת איכות
- ניהול תיקיות קבלן – ריכוז מידע פרויקטלי עבור כל קבלן
- ניהול ומעקב אחר יומן עבודה ממוחשב
- מערכת לוחות זמנים – ניהול ותחזוקת גאנט פרויקטלי
- מערכת אישור פריטים פרויקטליים
- ביצוע פיקוח עליון
- ניהול ובקרה של רשימת הפרויקטים – ברמת תזמון ומשימות
- דוחות על נתוני הפרויקט
- מערכת תקשורת ארגונית ופרויקטלית
- ניהול תוכניות פרויקט
החשיבות בשימוש בתוכנה לניהול פרויקטים – מתן גמישות ניהולית
יכולת הצלחה ניהולית של פרויקט נמדדת ברמת התגובה לשינויים במהלך תכנון וביצוע פרויקטים.
כמו כן, פרויקטים מודרניים נדרשים לרמות דיווח רבות ושונות ומשתתפים בהם גורמים שעד כה לא נטלו בכך חלק.
דוגמה בולטת לכך היא פרויקטים בתחום הבניין. פרויקטים של בנייה או תשתיות הם פרויקטים ברמת מורכבות גבוהה מכיוון שמעורבים בו גורמים נוספים כגון – יועצים מקצועיים מטעם הדיירים, גורמים משפטיים שונים, גורמי רישוי, ארגוני שמירת סביבה ומנהלי פרויקט מטעם הרשויות.
בפרויקטים מסוג זה למשל, קיימים יתרונות לתוכנה לניהול פרויקטים שכן היא מאפשרת:
- מעקב אחר טיפול וביצע בהתחייבויות חוזיות, תקלות, תיקונים ומענה לדרישות כל הגורמים המעורבים בפרויקט
- הגברת רמת השקיפות של הנתונים ושל דיווחים על התקדמות
- יכולת מעקב פרטנית והדוקה על אירועים קריטיים, בכל זמן נתון
- גמישות ביכולת השיתוף של הגורמים השונים בשלבי הפרויקט
- מתן תשתית אוטומטית שבה יכולים הגורמים השונים לקבל תמונת מצב עדכנית
כלי הניהול והטכנולוגיה המשולבים בתוכנה לניהול פרויקטים, מדגישים את החשיבות בשימוש בתוכנה לניהול פרויקטים – פינוי הקשב של מנהל הפרויקט שמאפשר לו להתרכז במשימות הניהול המהותיות שלו:
- ניתוח מתקדם של מצב הפרויקט על בסיס מידע משולב על תקציב, תזמון, משימות, רכש ואיכות
- שליטה מלאה על התקדמות הפרויקט או הפרויקטים על בסיס קבלת מידע רלוונטי ושוטף מכלל השותפים – תוכניות, הצעות מחיר, יומני עבודה, כתבי כמויות ועוד.
- ביצוע מעקב אפקטיבי אחר ביצוע של החלטות ומשימות שהוקצו לצוותים.
- שימוש במידע פרויקטלי כדי לבצע תכנון וחיזוי לגבי עמידה ביעדי תזמון ותקציב
- יכולת בקרה ושליטה מכל מקום ובכל מצב
- שיפור איכות ועמידה ביעדים באמצעות קבלת תמונה שלמה של כל רכיבי הפרויקט או הפרויקטים – הן ברמה אסטרטגית ועד לרמת הניתוח של הפעילות היחידה
לפרטים נוספים אודות תוכנות ייעודיות לניהול פרוייקטים ויומני עבודה ממוחשבים, צרו קשר עם חברת Maxweb
